「雲端辦公室」Google Office簡介作者：黃淑玲 / 臺灣大學計算機及資訊網路中心教學研究組副理
前言
「雲端」一詞最早由昇陽電腦（Sun Microsystems）於1983年提出「The Network is the computer」網路即電腦的概念。每個用戶端設備不需要有記憶空間或強大的運算能力，只要終端設備能上網，用戶把資料放在網路上即可透過網路隨時隨地取得及應用。Google線上應用服務，除了一般大家熟知的Gmail電子郵件、Google map和Picasa網路相簿功能外，於2007年9月17日推出「Google office」讓使用者在網路上進行文書處理的工作，目前已和微軟的office live成為網路辦公軟體２大陣線。本文將簡介Google 文件主要功能及特色，帶您了解這朶雲端辦公室。 功能簡介
Google文件不用安裝軟體或作業系統，只要連上網路，透過網頁瀏覽器，隨時隨地都可以在網路上建立文件、試算表和簡報等。Google 文件包含Docs(文件)、Spreadsheets(試算表)、Presentations(簡報)、Drawings(繪圖)及forms(表單)，擁有類似Word、Excel、PowerPoint、小畫家等功能，可以在網路上進行電腦文書處理的工作，是一種線上免費的文書應用軟體」。 一、在使用之前，需要先申請一個Gmail帳號，於Google頁面登入，才能使用「Google Office」。
登入後於頁面左上方點選[documents(文件)]，即進入「Google Office」的首頁。 
「Google Office」可以讓人輕鬆執行所有文書編輯基本動作，包含項目符號、欄位排序、新增表格、圖片、公式、變更字型，並與其它Google應用服務結合，也能在網頁上發佈。重點是完全免費，只要連上網路，透過瀏覽器就可以使用！
二、「Google Office」目前大約有以下幾項功能：
- 建立線上文件：可以建立全新的檔案，或從電腦上載現有的檔案（可接受的檔案格式，包括 DOC、XLS、ODT、ODS、RTF、CSV、PPT等）。從任何與網際網路連接的電腦即可編輯您的文件。
- 即時合作：可與置身不同地方的人，同時合作共用文件。
- 修訂記錄：各個修訂記錄都會予以保留，可以看到內容新增和刪除修改的時間和修改者。
- 搜尋工具：可以運用 Google 的搜尋能力，來尋找已編輯的文件。
- 安全性和隱私權：管理者可以設定共用限制及讀取的權限，可以自己設定檢視文件的對象和時間及決定公開文件與否。
-
整合：使用者從您組織的「起始網頁」就可以存取其「Google 文件」檔案， 而 Google 試算表資料 API 則可以允許其他的應用程式顯示和更新試算表內容。 -
支援的瀏覽器：Microsoft Internet Explorer、Mozilla Firefox、Mozilla 和 Netscape、Safari及Google Chrome。 -
支援的語言：保加利亞文、卡達隆尼亞文、中文 (簡體)、中文 (繁體)、克羅埃西亞文、捷克文、丹麥文、荷蘭文、英文 (美國)、英文 (英國)、菲律賓文、芬蘭文、法文、德文、希臘文、北印度文、匈牙利文、印尼文、義大利文、日文、韓文、拉脫維亞文、立陶宛文、挪威文、波蘭文、葡萄牙文 (葡萄牙)、葡萄牙文 (巴西)、羅馬尼亞文、俄文、塞爾維亞文、斯洛伐克文、斯洛維尼亞文、西班牙文、瑞典文、烏克蘭文、泰文、土耳其文、越南文。
三、「Google 文件」支援的瀏覽器及作業系統
無論您使用的瀏覽器為何，都必須啟用cookie 及JavaScript。如果使用 Microsoft Internet Explorer 並希望編輯 Google 文檔繪圖，則需要安裝穀歌流覽器內嵌框架或使用其他支援的流覽器。
| OS Browser | Windows XP / NT | Windows Vista | Linux (Ubuntu) | MAC OSX 10.4 + | Mac OSX 10.3.9 和更早版本 ** | | Google Chrome | X | X | | | | | Safari 3 | | | | X | X | | Safari 4 | | | | X | X | | Internet Explorer 71 | X | X | | | | | Internet Explorer 81 | X | X | | | | | Firefox 3.0 | X | X | X | X | | ※資料來源：google文件/系統需求
四、支援繁體中文
預設語系通常是英文，所以操作介面都是英文。可以將使用介面改為繁體中文，不過大多的說明，大體上還是以英文為主。改為繁體中文介面的設定方式為：在頁面右上方，點選[Setting(設定)]，在[General(一般)]頁面標籤的[Language]下拉式選單裏選擇[繁體中文]後按[save(儲存)]鈕。要轉成其它語系也是依照同樣操作步驟。所以這個功能對在全球各地工作的商務人士或在世界各地旅遊的人來說是非常實用的。
Step1：點選[Setting(設定)]  Step2：在[General(一般)]頁面標籤的[Language]下拉式選單裏選擇[繁體中文]後按[save(儲存)]鈕。  五、 建立文件類型
Google文件是在同一介面上新增文件，於頁面左上方選取[新增]，選取想建立的文件類型—文件、簡報、試算表、繪圖或表單。  假設選取新增一個[文件]，以下畫面是文件的編輯模式，可以進行文書編輯的工作。  六、可轉換其它檔案為「Google 文件」
可上傳自己電腦的檔案，再進行編輯，最多是1024MB。只能在線上編輯已轉換格式的檔案，支援的檔案格式及大小限制在該頁面上也有說明。上傳的文件圖片若大於規定的大小(目前是625萬像素以下，2MB以下)，則無法插入，需要重新插入。 可轉換為「Google 文件」的檔案類型＝可上載的檔案類型表列如下： | 文件類型 | 檔案大小及類型限制 | | 文件 | - 檔案大小：最大 1MB
- HTML 和純文字 (.txt)。
- Microsoft Word (.doc、docx)、Rich Text (.rtf)、OpenDocument Text (.odt) 與 StarOffice (.sxw)。
| | 簡報 | - 檔案大小：從您電腦上載的上限為 10MB，從網路上載的上限為 2MB，透過電子郵件上載的上限為 500KB。
- Microsoft PowerPoint (.ppt, .pps)。
| | 試算表 | - 檔案大小：最大 1MB
- 逗號分隔值 (.csv)、.tsv、.txt、.tsb
- Microsoft Excel (.xls、.xlsx) 檔案和 OpenDocument Spreadsheet (.ods)
| | 繪圖 | - 檔案大小：最大 2MB
- Windows Metafile (.wmf)
- .jpg、.gif、.png
| | PDF檔案 | - 檔案大小：最多 10MB 來自您的電腦，2MB 來自網頁
| | OCR (光學字元辨識) | | 1. 上傳檔案
按上傳鈕／選取要上傳檔案(目標資料夾)／開始上傳，也可以指定到某個資料夾，在目標資料夾的地方設定，如指定上傳檔案存到ntucc資料夾下，就將目標資料夾指定到ntucc資料夾。     返回Google文件進入到ntucc資料夾即可看到上傳的檔案  2. 檔案轉換常見錯誤訊息
如果您在嘗試轉換檔案時收到錯誤訊息，請等候幾分鐘再試一次。如果系統持續顯示錯誤訊息，請參考下方清單自行排除常見的錯誤： | 很抱歉，伺服器發生錯誤，請稍後再試 | 這是暫時性錯誤，請於幾分鐘後再嘗試轉換檔案。 | | 檔案太大 | 檔案太大導致轉換作業無法進行；系統僅支援轉換 1 MB 以下的檔案 (詳情請見「< limits size>」一文)，建議您將原始檔案分割成數個檔案。 | | 很抱歉，檔案已損毀或是檔案格式不明 | 我們無法轉換檔案，請檢查系統是否支援該檔案格式。如果該檔案格式是系統支援的格式，請重新嘗試上載。 | | 無法轉換文件 | 請於幾分鐘後再嘗試轉換檔案。如果仍然無法轉換檔案，建議您重新上載檔案。 | 七、可下載另存成多種檔案格式
選擇檔案/下載格式將檔案下載另存為所需的檔案格式。  各文件類型可下載檔案格式： | 文件 | html(壓縮版本)、pdf、rtf、txt、doc及odt (OpenOffice) | | 簡報 | pdf、txt、ppt | | 試算表 | pdf、txt(工作表模式)、html(工作表模式)、csv(工作表模式)、ods、xls | 以另存為pdf檔案格式為例
在檔案功能表＞將檔案下載為PDF檔案格式，會出現以下視窗。(選擇不同檔案類型，會出現該應用程式的圖示)  按[儲存]按鈕存在自己電腦裏  按[開啟]按鈕開啟檔案檢視內容  八、檔案發佈為網頁
可以將檔案發佈為網頁，在頁面的右上「共用」選項下，選取[以網頁發佈](文件)、[發佈成網頁](試算表)或[發佈/嵌入](簡報) -
系統會產生一個專屬網址(http://docs.google.com/XXXX)，可以將這個網址傳給任何人，來讓他們檢視。 -
可以選取[有變更時自動重新發佈]選項，來發佈文件變更內容。 -
試算表可以選擇只發佈試算表的一部分，或發佈整份試算表。 -
簡報發佈可以設定410PX、555Px、710PX三種解析度。 -
經發佈後，您可以按一下[更多發佈選項]來開啟網址產生器。當同一份試算表已存成多個格式不同的版本時，該產生器可以產生多個連結到各版本的公開網址，來供您與人共用。 -
還可以將文件嵌入網誌或網頁。 以簡報文件為例：
(A)發佈網頁及時間
(B)簡報發佈大小設定(簡報文件類型才有)
(C)將文件嵌入網誌或網頁
(D)停止發佈
 如果想要停止發佈，只要隨時按一下[發佈]標籤中的[停止發佈]按鈕(如上圖(D)，畫面會回到發佈的頁面(如下圖)。若要再發佈，再點選[發佈文件]按鈕即可。 
九、在 Google 文件中播放影片
只要您將影片上載至「Google 文件」，即可在「Google 文件」影片播放程式中觀賞。在「文件清單」中直接按一下檔案，播放程式就會在新的頁面開啟。
上載的影片檔案大小上限是 1 GB。以下是可上載和播放的常見影片格式：
-
WebM 檔案 (Vp8 視訊編解碼器和 Vorbis 音訊編解碼器) -
.MPEG4、3GPP 和 MOV 檔案 - (H264 和 MPEG4 視訊編解碼器以及 AAC 音訊編解碼器) -
.AVI (許多數位相機皆使用此格式，其一般採用的視訊編解碼器為 MJPEG 而音訊則為 PCM) -
.MPEGPS (MPEG2 視訊編解碼器和 MP2 音訊編解碼器) -
.WMV -
.FLV (Adobe - FLV1 視訊編解碼器、MP3 音訊編解碼器)
十、自我學習功能
「Google office」也提供自我學習功能，在說明功能表的「google文件說明中心」(http://docs.google.com/support/?hl=zh_TW)內有文件、簡報及試算表的使用說明，也有向其它google使用者學習及影片介紹，內容是以英文說明為主。
總結
隨著網路技術的精進與生活上的需求，末來的公司都將是「網路公司」，未來的服務也將是「網路服務」。因應資訊科技已融入生活當中，網路科技的應用將是發展趨勢，所以全球各地著名的 相關業者無不摩拳擦掌地搶攻這塊大餅，因此也相繼推出免費的「Web office」，如Apple 推出的「i-word」、「Microsoft Office Live」、「ThinkFree 線上Office — 免費資源網路社群」。
參考資料
http://docs.google.com/support/?hl=zh_TW
http://www.google.com/google-d-s/intl/zh-TW/tour1.html | 
歷史回顧
專題報導