公文追蹤系統 FAQ
1.Q: 請問什麼是「公文追蹤系統」？為什麼本校需要架設此一系統？
2.Q: 本校「公文追蹤系統」的網址為何？
3.Q: 本校「公文追蹤系統」系統追蹤原理為何？
4.Q:比較現行公文傳送方式，實施「公文追蹤系統」有什麼效益？
5.Q:「公文追蹤系統」追蹤的是所有種類的公文嗎？有沒有包含一般簽或其他文件？何時實施？
6.Q:請問進入「公文追蹤系統」需要的帳號密碼有何限制？
7.Q:我目前沒有本校計中申請之e-mail帳號密碼，請問如何申請？
8.Q:「公文追蹤系統」主要提供那些功能？
9.Q:「公文追蹤系統」大概提供那些查詢方式來追蹤紙本公文的現在位置？
10.Q:我負責本單位的收送文，請問實施追蹤系統後，我的作業方式有什麼改變嗎？
11.Q:能否將「校收文案件」再說清楚一點？以便檢查時多加注意。
12.Q:請問一定要做上網收文登錄的本校單位有哪些？公文承辦人也要做上網收文登錄嗎？
13.Q:請問我送出紙本公文且經簽收後，如果對方單位遲遲未上「公文追蹤系統」加以登錄簽收，導致網頁資訊仍顯示「傳送中」，造成查詢資料錯誤，要怎麼辦？（收取紙本公文後應在多久時間內上網登收？）
14.Q:(創簽稿辦文)如何使用?
15.Q:其他辦文如何使用?
16.Q:收發人員如何使用?
1.Q：請問什麼是「公文追蹤系統」？為什麼本校需要架設此一系統？
A：目前校內各單位之公文傳遞時，大部分仍採傳統手寫簽收簿冊簽收，無法以電腦迅速查詢，部分單位雖有電子簽收簿系統並列印送文清單，但僅供單位內查詢並無提供其他單位查文之功能，導致追查公文時，常需逐一打電話給各單位登記桌查詢，十分耗費時間人力，不利公文機動處理或稽催，基於以上因素，總務處文書組（以下簡稱本組）與本校計算機及資訊網路中心（以下簡稱計中）於是合作研發全校「公文追蹤系統」。
A：網址為http://doc.ntu.edu.tw/track
A：本系統是經由網際網路，各單位進入同一系統伺服器，隨時配合紙本公文之動向，各單位登記桌或個人藉由登錄紙本公文之收文條碼或公文追蹤條碼，讓系統獲得目前紙本公文最新送到位置，提供有權限者隨時上網查詢紙本公文落點及辦理者聯絡資訊，以立即掌握公文動態。
4.Q：比較現行公文傳送方式，實施「公文追蹤系統」有什麼效益？
A：本系統之效益約有：
（1）全校公文簽收簿電子化，整合及聯結各單位公文簽收資訊。
（2）以上網代替傳統電話查文方式，節省時間費用。
（3）減少校內各登記桌接受電話查文之業務量。
（4）改善傳統手寫簽收簿冊攜出送文時暫時無法查詢之情況。
（5）有效掌握公文最新動態、提昇公文處理品質。
（6）公文各次傳送時間均明確紀錄、有助於公文稽催管理。
5.Q：「公文追蹤系統」追蹤的是所有種類的公文嗎？有沒有包含一般簽或其他文件？何時實施？
A：本系統實施分二階段：
第1階段：對「校外來文」追蹤，並已於 94.12.15 實施。
第2階段：「創簽、稿」之追蹤，並由總務處各承辦人自 95.6.5 起上線實施。
除以上所列文件外之它類文件，請洽33662126黃靜芳小姐。
A：進入本系統，須有本校計中申請之個人e-mail帳號密碼即可進站。
7.Q：我目前沒有本校計中申請之e-mail帳號密碼，請問如何申請？
A：請上計中網站http://apply.cc.ntu.edu.tw/，內有詳細說明。
A：主要功能有：
（1）可顯示紙本公文目前所在位置、經辦人聯絡資料。
（2）可追蹤至一級單位、二級單位（個別承辦人）。
（3）產生單位不同時段之送文清單（可供對方簽收）。
（4）顯示自校收文開始後，紙本公文歷次收送之時間對象。
（5）顯示本人或單位一定期間內曾經流經（或仍未辦完）之所有公文。
9.Q：「公文追蹤系統」大概提供那些查詢方式來追蹤紙本公文的現在位置？
A：輸入「校收文號」、「主旨關鍵字」、「來文單位」、「來文日期」…等，均可
單一或複合查詢。
10.Q：我負責本單位的收送文，請問實施追蹤系統後，我的作業方式有什麼改變嗎？
A：單位收送文者發現收送文中有貼有校收文條碼之「校收文」案件，須進入本系統作線上送出作業，列印「送文清單」後隨紙本公文一起送至下一單位簽收，也就是「校收文」案件須特別挑出辦理，不再以單位傳統簽收簿或其他清單簽收。另外，本階段之「校收文」案件之基本資料（主旨摘要…）是由系統自動提供，收送文者可省略手寫或登打基本資料。
11.Q：能否將「校收文案件」再說清楚一點？以便檢查時多加注意。
A：校收文案件就是校外單位給本校的正式來文（如：國科會、教育部..之來文），可能是一般公文或電子公文，本系統只追蹤貼有收文條碼貼紙之校收文案件原稿，不包含少部份未貼收文條碼公文 或 貼有收文條碼公文之影本。
另外，校收文案件常在續辦後被覆蓋，為避免漏未查覺，請承辦人應在覆蓋前摺角以為提醒，另外，單位登記桌請可定期利用本系統「一定期間內仍未辦畢公公文」之功能篩選出漏未登出之公文加以補登。
12.Q：請問一定要做上網收文登錄的本校單位有哪些？公文承辦人也要做上網收文 登錄嗎？
A：本系統登錄至越末端追蹤資料越詳盡，承辦人如果亦配合上網作業，可追蹤至個人，但第1階段考量收文上網作業產生之不便，初期僅要求到校內原登記桌，亦即為以下單位：
（1）全校各一級單位
（2）三處所屬二級單位
（3）一級單位下設有獨立收發之二級單位
承辦人是否要配合辦理，現階段由各單位主管視情況要求，本系統以後亦將 視運作情況再評估。
13.Q：請問我送出紙本公文且經簽收後，如果對方單位遲遲未上「公文追蹤系統」加以登錄簽收，導致網頁資訊仍顯示「傳送中」，造成查詢資料錯誤，要怎麼辦？（收取紙本公文後應在多久時間內上網登收？）
A：收文單位簽收後公文後至少應在半個工作日（4小時）上網簽收，送文單位於送文簽收後發現對方已遲延上網簽收可即通知對方辦理或將原送文清單簽收影本傳真本組（23623270）敘明遲延簽收，本組將定期統計延誤登錄之單位，建請秘書室列入公文稽催考核。
A:（1）各公文承辦人請至總務處文書組網站重新下載公文範本（請儲存到您的電腦再開啟），範本上提供有上網取追蹤碼及系統進站之超聯結。
（2）開啟公文範本後，請點選框內超聯結，上網複製「公文追蹤碼」圖檔，轉貼在公文稿（word檔）上面，轉貼有困難者亦可利用文書組發給各單位之追蹤條碼貼上。
（3）完成word檔之公文稿主旨、說明…後，請先上追蹤系統網站（以計中申請之帳號密碼進入）之「承辦人專區」點選「新增公文」，依序完成文稿欄位登錄。
A:（1） 單位分文後，承辦人在拿到貼有條碼（校收條碼/追蹤條碼）之公文時，應即上網作收文登錄。（按系統「收文登錄」鍵）。
（2）會辦公文之被會單位之承辦人，亦應依前項上網作收文登錄。
A:（1）登記桌（收發）人員對下列案件應上追蹤系統網站作收發文登錄：
（2）貼有校收條碼之校外來文。
（3）貼有「公文追蹤碼」之案件（創簽稿）。
（4）處理創簽稿公文時，應注意事項：
a.承辦人未貼有「公文追蹤碼」之案件，應退補貼，並承辦人請上網進入【新增公文】畫面，補登錄欄位資料。
b.承辦人雖貼有追蹤碼之案件，但漏未上網登錄資料者，當您做送文登錄時，系統會出現「文號不存在,請檢查!」警告，應退請補登。
（5）單位分文後，收發人員應提醒承辦人在拿到貼有以上條碼之公文時，應上網作收文登錄。
（6）各單位收送以上公文勿再延用傳統單位收文簿，應使用追蹤系統列印之發文清單，已簽收蓋章之發文清單請以專用卷夾歸檔，資料至少保留六個月以上。
