「Google Cloud Connect」-免費的Microsoft Office外掛協作工具 作者:黃淑玲 / 臺灣大學計算機及資訊網路中心教學研究組副理 「Google Cloud Connect」是Google新推出Microsoft Office的免費外掛協作工具,只要安裝該程式,就可以直接在Google Docs上面多人共同編輯本地端的Office文件,也能讓使用者透過微軟Office軟體作為離線編輯工具,來使用Google Docs的協作功能。 功能簡介 Google今年(2011)2/24發表了「Google Cloud Connect for Microsoft Office」,這是專為微軟Office辦公室軟體設計的外掛程式,該程式以Google Docs為基礎,除了支援分享及備份功能外,也允許多人同步編輯Office文件,只要安裝該程式,就可以直接在Google Docs上面多人共同編輯本地端的Office文件。 Google Cloud Connect「不是」在微軟Office軟體中編輯Google Docs文件;而是將如A電腦的微軟Office和其它B或C電腦的微軟Office之間加上雲端備份、同步協作功能。 ![](201103201607001.jpg) 使用者在安裝了「Google Cloud Connect for Microsoft Office」程式後,在Office功能區中就會新增了「Google Cloud Connect」的工具列,能幫Word、Excel、PowerPoint加上「雲端備份」、「版本還原」、「線上分享」、「同步協作」等功能,只要連到網路就可以在雲端編輯微軟Office文件。該外掛程式支援Office 2003、2007與2010,包括Word、PowerPoint和Excel,作業系統有Windows XP with .NET Framework 2.0, Windows Vista, or Windows 7。 一、 安裝使用 要使用Google免費資源,首先當然是要先註冊一個Gmail帳戶。然後先到Google Cloud Connect for Microsoft Office網站下載程式安裝。 ![](201103201607002.jpg) Step2. 點選「Download Google Cloud Connect」下載程式及選取語言版本,目前只有英文版本。 ![](201103201607003.jpg) Step3. 按接受和安裝鈕 ![](201103201607004.jpg) Step4. 出現以下畫面就是完成程式的安裝 ![](201103201607005.jpg) 二、 「Google cloud connect工具列」 下載安裝該應用程式後,Office的使用介面上會多出一行「Google cloud connect工具列」,使用者在利用Office編輯文件時,工具列上會顯示出該文件在Google Docs的網址,按下網址可以直接連到Google Docs的網站上的文件並可進行編輯。按下工具列中的share鍵,就能將文件同步分享給需要協作的對象,協作對象也可以在自己的Office軟體上進行編輯,而雙方的文件內容也能同步更新。 ' 按login用Gmail帳號登入,登入後會出現成功Success按鈕 ![](201103201607007.jpg) 要按下授予取存權之選項,以取得文件的權限 ![](201103201607008.jpg) 登入後,每份文件都會自動產生一個網址及Sync(同步更新)按鈕,只要按下工具列中的share鍵,就能將文件同步分享給需要協作的對象,協作對象也可以在自己的Office軟體上編輯,同時,雙方的文件內容都能同步更新。另外也有備份、唯讀模式,也可檢視檔案修改的歷史紀錄。 ![](201103201607009.jpg) 三、 登出及設定文件自動或手動更新 進入「Google Cloud Connect Settings」功能選項,可以設定登出、登入(Switch account)Google帳戶、Proxy、文件自動或手動更新及取消Google Docs同步等功能。 ![](201103201607010.jpg) ![](201103201607011.jpg) 四、 在Word文件中下載及編輯Google Docs文件 點選超連結可以連到Google Docs編輯文件(1MB以下)或下載檔案,開啟檔案後按啟用編輯 ![](201103201607012.jpg) 文件清單可以回到Google Docs所有件 ![](201103201607013.jpg) 五、 共用文件設定 在Google Docs可以建立共用文件,首先要先登入到Goog Docs,選取共用設定/變更 ![](201103201607015.jpg) 如在私人的權限變更 ![](201103201607016.jpg) 新增使用者 在新增使用者選項輸入email address或從通訊錄中選擇共用之使用者,並可同時設定可以編輯(有修改權限)或可以查看(唯讀),最後再按共用鈕 ![](201103201607017.jpg) 按共用鈕後,新增共用權限的帳號及權限會顯示在共用設定的視窗中 ![](201103201607018.jpg) 編輯者將可以新增使用者和變更權限 編輯者可以新增使用者和變更您部分項目的權限。按變更超連結 ![](201103201607019.jpg) 再回到Google文件右邊的共用狀態會顥示共用的使用者清單及權限 ![](201103201607020.jpg) 六、 線上編輯 進入Google文件區,選取要編輯的檔案,點選右上方的編輯鈕開始編輯文件內容,但檔案要1MB以下。 ![](201103201607021.jpg) 按前往 Google 文件可回到文件清單視窗中 七、 搜尋功能 Cloud Connect可搜尋Google Docs、Google Sites及其他像是檔案分享及內容管理系統等,讓使用者更容易存取協作的檔案、試算表、簡報及Sites,它也允許使用者透過Google Site Search搜尋來自Twitter、部落格或業界網站的內容。 ![](201103201607022.jpg) 小結 「Google Cloud Connect」不是在微軟Office軟體中編輯Google Docs文件;而是可以將電腦的微軟Office文件同步儲存到Google Docs或經由網路從Google Docs下載文件到另一台電腦的微軟Office中編輯或直接在雲端編輯文件,不過目前檔案大小限制在1MB以內。而微軟自己也開發了「OffiSync」外掛程式,是在微軟的Office軟體中可以上傳、下載及同步編輯 Google Docs文件。而另一套免費的開放源始碼軟體「OpenOffice」外掛程式「OpenOffice.org2GoogleDocs」安裝後同樣也能透過OpenOffice軟體端來上傳上傳、下載及同步編輯Google Docs文件。 參考網站 |