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第0018期 • 2011.09.20 發行

ISSN 2077-8813

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校務服務

行動世代的電子郵件服務—NTU Mail 2.0

作者:邵喻美 / 臺灣大學計算機及資訊網路中心資訊網路組程式設計師

為了提供全校教職員生更高容量、功能更強大、且更穩定安全的電子郵件服務,計資中心自去年開始規劃建置,採取企業等級的Microsoft Exchange 2010系統,以計資中心雲端服務為基礎架構,提供高可用性的電子郵件服務 – NTU Mail 2.0!此系統採取雙備援機制,並可在服務不中斷情況下動態增加處理能力,同時每個信箱皆複寫兩份,為使用者的重要郵件提供最嚴謹最安全的保護。

NTU Mail 2.0除了提供基本及進階的電子郵件功能之外,並具備符合行動通訊時代的使用需求,同時增加了便利的行事曆排程與分享,以及郵件安全防護機制等許多嶄新功能。以下針對NTU Mail 2.0的新功能一一介紹:

 

電子郵件、行事曆、通訊錄資料同步—
NTU Mail2.0支援Exchange協定,使用者透過讀信程式(如Outlook、Mac Mail等)、Mail 2.0網頁介面、及智慧手機等可隨處同步存取郵件、行事曆、及通訊錄資料,讓您無論從辦公室、家中、移動中、或國外,透過個人電腦、公用電腦、或行動手機,皆可以熟悉或方便的郵件存取工具處理電子郵件,最重要的是,處理過的電子郵件、行事曆、及通訊錄會同步至Mail 2.0系統,讓您隨時可參考所有收發郵件及備份,且無須重複處理郵件。

多樣化且容易使用的讀信介面—
NTU Mail 2.0使用方式包含常見的Outlook程式,網頁讀信介面(Mail 2.0 Webmail),以及智慧手機ActiveSync郵件程式。如上所述,只要透過Exchange協定,無論使用何種介面,使用者的郵件資料皆可到處同步。
當使用者在自己電腦上工作時,經常會選擇Outlook程式,因為功能完整且可離線存取郵件,也就是一旦郵件下載到電腦之後,即使離線也可讀取之前的郵件,而離線時撰寫的郵件草稿也可在上線後自動寄出。
當離開辦公室或不在自己電腦上時,使用者可利用網頁瀏覽器連上NTU Mail 2.0 Webmail介面收發信件,並參考個人完整信件、行事曆、及通訊錄。Mail 2.0 webmail介面具有類似於一般具GUI介面應用程式的高度互動性,使用者可直接拖拉信件至信件匣,以及在信件上按滑鼠右鍵選擇處理方式等操作,或選擇個人喜好的讀取窗格呈現方式,交談式郵件展現方式,甚至個人偏好的主題佈景。NTU Mail 2.0 webmail是一種符合現代操作習慣的圖形化高互動性網頁讀信介面!

智慧手機透過ActiveSync可與Mail 2.0同步—
隨著行動裝置日趨重要且普及,為了讓工作更有效率,許多重要服務也已逐漸推展至手機平台以支援使用者需要的行動性。雖然智慧型手機大多也可利用傳統的電子郵件協定收發郵件,但設定步驟繁複且少了同步功能,從手機上只能讀信及寄信,郵件伺服器端並不會保留寄件備份,當使用者回到辦公室以讀信程式或webmail處理郵件時,並不會看到手機處理郵件的記錄。當使用者手機透過ActiveSync與Mail2.0同步時,使用者在手機上對於郵件的任何處理,Mail2.0系統皆與之同步,因此使用者透過其他方式使用Mail2.0時,皆可清楚記錄自己帳號的所有郵件處理記錄,大幅提升工作效率。

超便利行事曆功能—共享及主動通知
NTU Mail 2.0不僅止於電子郵件服務,更提供可輔助日常教學及行政業務重要事件的行事曆管理。使用者透過Outlook讀信程式、Mail2.0 網頁介面、或智慧手機的行事曆介面,皆可接到行事曆主動通知並管理個人重要事項。行事曆也與電子郵件功能結合,在建立新約會或會議時,選擇與會者之後可直接寄出會議邀請信件,並於行事曆上標註會議相關時間地點及內容等相關資訊。
更便利的是,在選擇會議時間時,可檢視其它與會者的行事曆忙碌狀況,作為調整開會時間的參考。而主管更可授權助理共享其行事曆,由助理負責為主管聯絡及安排行程,主管透過電子郵件程式等工具即可在重要會議前接到通知。

自助取回14天內刪除的郵件—
Mail 2.0已經為所有信箱同時寫入兩份備份,以提供最高的郵件資料可用性。但如果使用者不小心將郵件刪除時,Mail2.0 仍會為使用者保留14天內刪除的郵件,使用者可自行從Outlook或網頁讀信介面中,透過「復原刪除的郵件」選擇欲取回的郵件。

超大信箱容量—
電子郵件除了用來聯絡通訊之外,很多使用者也經常用來接收重要文件或自我備份參考之用,因此對於電子郵件信箱容量的需求也越來越高。有鑑於使用者之需,NTU Mail 2.0系統為所有教職員郵件信箱提供5GB容量,學生信箱2GB容量,以符合使用者隨處讀取個人歷來重要郵件的需求。

郵件安全及隱私性提高—
NTU Mail 2.0 系統的所有郵件通訊過程都經過加密處理,從使用者輸入帳號密碼,到讀取及寄發信件的所有過程,皆以SSL加密方式傳送。NTU Mail2.0未來也將繼續往提供郵件權限管理功能發展,亦即寄件者可設定允許收件者處理信件的方式,例如只可讀取不可轉寄,只可讀取不可列印等處理方式,為具有機敏性信件提供更高的保護。

NTU Mail 2.0目標是提供本校教職員生企業等級的電子郵件系統,採取階段性作法,今年內全校教職員及100年新生的郵件帳號將全面使用Mail 2.0,並繼續建置系統提供其它各年度學生帳號使用,同時也將持續發展此安全、行動與功能三方面兼具的NTU Mail 2.0郵件服務。有關NTU Mail2.0郵件服務詳情,請參閱計中網頁相關資訊(http://www.cc.ntu.edu.tw/mail2.0)。

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