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第0033期 • 2015.06.22發行
ISSN 2077-8813
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專題報導

臺大雲端會議服務簡介

作者:曾保彰 / 臺灣大學計算機及資訊網路中心程式網路組技正

為了讓本校師生的教學研究相關會議更方便,讓網路取代馬路,計資中心於今年(104年)完成「臺大雲端會議服務」,並整合本校單一認證系統,讓教職員只要用計中的帳號密碼就可以自動產生雲端會議室,進行視訊會議。本雲端會議服務除支援一般的視訊功能外,並支援桌面分享、文件上傳(支援多種文件格式:pdf、doc、xls、ppt..)等。開雲端會議不必再找網管人員來幫忙設定,只要有網路就可隨時隨地開視訊會議。

緣由
臺大計中教學組於民國84年就開始提供遠距教學的服務[1],並附有大型投影螢幕、投影機、攝影機、電視機、麥克風等設備,與國內外大學(如清大、交大、京都、南加大及海德堡..等大學)利用網路視訊系統來達成跨校跨國的教學研究。隨著科技的進步,幾乎每台筆記型電腦都附有網路攝影機、麥克風等功能,而在行動通訊時代的來臨,連智慧型手機也同樣備有攝影機、麥克風等功能。因此,為讓本校師生可隨時隨地進行教學與研究會議,計中從103年上半年就開始調查市場上各種雲端會議軟體,經半年的試用,最後選擇在國內教育市場還算普遍的Adobe Connect[2],來進行臺大雲端會議服務的建置。
計中在103年下半年完成了Adobe Connect的軟體採構,目前有100人的授權可同時連線開會,並於104年第一季完成了相關程式的開發,教職員只要利用計中的帳號密碼,透過單一認證就可以自動產生雲端會議室,自己就可以設定開會時間且不受空間的限制;另外,主持人可透過Email去邀請與會人,與會者只要按確認會議的網址即可掌握與會人數。接下來就申請流程及會議功能作簡單介紹,讀者可以透過此網址連結觀看介紹影片(2分51秒) http://ccnet.ntu.edu.tw/adobe_connect/video.html

雲端會議室申請流程
申請雲端會議室流程如下:
1. 首先要有計資中心的email帳號及密碼,還沒有計資中心email帳號的同仁,請直接上計資中心網站申請。帳號開通後,只要在瀏覽器上輸入網址:https://meeting.ntu.edu.tw (請注意是安全性連線https)就會進入單一認證畫面,輸入計資中心申請的email帳號及密碼後就會產生圖一的申請雲端會議室的主頁面。 2. 請在申請雲端會議室的主頁面按「新增會議室」之後就可以輸入新會議室的相關資料,如圖二包括會議室的名稱、語系(預設為中文繁體,如參與者有外國人可選擇英文,另有日文、法文、德文及義大利文等共六種語系),接著開始選擇會議日期、關始時間及持續時間後即可按「產生會議室」。
3. 緊接著會產生確認會議室資料頁面,如圖三,按確定後就會回到圖四(產生會議室之雲端會議室主頁面)。


圖一 雲端會議室主頁面


圖二 輸入雲端會議室相關資料


圖三 確認雲端會議室資料


圖四 產生會議室之雲端會議室主頁面

在產生會議室之雲端會議室主頁面,可以看到會議室的網址及主持人的帳號及密碼等資訊,等到會議時間(或提前十分鐘),就可以立即開雲端會議室,以圖四為例:會議室的網址是http://meeting.ntu.edu.tw/orkug/,按下會議室的網址後會產生雲端會議室登入頁面,請主持人選「使用您的帳號與密碼進入」,在此,請注意使用的帳號與密碼不是計資中心的email帳號及密碼,而是圖四中的主持人的帳號及密碼,就會產生圖六雲端會議室初始畫面,接著我們在下一段來介紹再如何使用雲端會議室的功能。


圖五 雲端會議室登入頁面


圖六 雲端會議室初始畫面

雲端會議軟體(Adobe Connect)功能簡介
在介紹功能之前,假設這次的會議是老師與學生的會議,這時老師可以將會議的相關資訊透過email寄給參加者,作法如圖四,主持人就可以按「email給參加者」,輸入參加者(如學生的email)後,學生就會收到邀請參加會議的email,並回覆給主持人是否參加,這些事完全可以在EMAIL內容中完成。
學生收到email後,當他連上會議網址後,就可以用訪客的身份登入(如圖七),接下來無論是老師(主持人)或學生一定要作開啟網路攝影機(按一下網頁上方圓形圖)及麥克風(按一下網頁上方麥克風圖),完成後師生就可以開視訊會議了。接著就是會議室的重點:上傳要討論的文件,目前Adobe Connect支援桌面分享、上傳文件(支援多種文件格式:pdf、doc、xls、ppt..)等如圖十。


圖七 訪客身份登入雲端會議室


圖八 開啟網路攝影機


圖九 開啟麥克風


圖十 分享文件

如果本會議室要學生提供文件,則先要把學生變更為主持人,則學生(主持人之一)也可以分享文件。接著如果學生要透過智慧型手機一同加入會議室,首先智慧型手機要先到APP STORE或GOOGLE PLAY下載Adobe Connect Mobile;下載後執行這個APP,接著如圖十一,在APP上打入網址即可加入會議。


圖十一 智慧型手機加入雲端會議室

結語
目前Adobe Connect在台灣已有數十個學校採購,除視訊會議外,很多學校也將它應用在教學上,如網路課程教學;在教學上的應用(如電子白板、文字討論室功能、問卷投票功能..等),因內容太多,無法逐一在此介紹,讀者有興趣,可參考計資中心將這些功能分成十二項作成說明網頁,並公布在這個網頁: http://ccnet.ntu.edu.tw/adobe_connect/desktop.html,其中包括以下幾項,有興趣的師生可自行參考及測試以上功能。
一、環境設定
二、上傳教材
三、講解簡報檔案
四、使用電子白板
五、使用桌面共享
六、遠端遙控功能
七、更改使用者權限
八、顯示主持人游標
九、文字討論室功能
十、管理錄影檔
十一、問卷投票功能
十二、其他常用功能-啟動錄影等

參考文獻
[1]http://www.cc.ntu.edu.tw/chinese/services/serv_e01.asp
[2]http://www.oitc.com.tw/product_index.php?id=43

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