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作者：吳亭萱 / 臺灣大學計算機及資訊網路中心作業管理組行政專員

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前言

生成式AI已經逐漸進入我們的日常工作。過去需要花很多時間整理郵件、查找資料、撰寫會議通知或製作文件，現在都可以透過AI協助完成。本文介紹如何將Claude與Microsoft 365連接起來，讓AI能在安全且有權限控管的情況下，協助使用者處理常見的行政、教學與研究工作。

 

一、現況說明

本校已使用Microsoft 365 A3授權，包含Outlook、Teams、OneDrive、SharePoint、Word、Excel、PowerPoint等常見服務。這些工具原本就能協助收發郵件、開會、存放文件與共同編輯。當Claude與Microsoft 365連接後，使用者可以直接用自然語言請Claude幫忙找資料、整理重點、草擬內容或安排工作。

簡單來說，Claude就像一位可以協助閱讀與整理資料的AI助理。它能在使用者原本就有權限查看的Microsoft365資料中進行搜尋與整理，例如郵件、Teams訊息、OneDrive文件或SharePoint資料。這樣一來，使用者不必在不同系統之間來回查找，可以更快取得需要的資訊。

圖一：Claude結合M365打造專屬AI助理
(本圖由ChatGPT協助生成，內容依本校實際使用情境整理。)

 

 

圖二：Claude + Microsoft 365常見應用

 

二、Claude結合Microsoft 365的用途

完成設定後，Claude可以協助搜尋與分析 Microsoft 365中「你本來就有權限查看」的內容。例如，它可以幫忙整理郵件重點、產生會議摘要、查找文件、草擬通知，或協助規劃工作。使用前需確認已具備學校或單位提供的Microsoft 365 帳號。

 

三、什麼是Connector？

Connector可以理解成「連接工具」。它的作用是把Claude和Microsoft365連在一起，讓使用者可以在Claude對話中查找與整理自己有權限存取的資料。

它的運作方式可以用一句話理解：Claude提出協助，Connector負責連接，Microsoft365提供使用者原本有權限的資料。需要特別注意的是，Claude不會看到整個Microsoft365的所有資料，也不會取得使用者沒有權限查看的內容。它能處理的範圍，仍然受限於使用者原本在學校或單位帳號中的權限。

 

四、使用前需要準備什麼？

1. 需要Claude帳號，可使用免費版或付費版，實際支援情形以官方公告為準。
   • Claude Free或Pro均可（依官方當時支援情形）
   • Microsoft 365必須為學校或企業帳號
   • 租戶需允許使用Connector（若有限制須由管理者開啟）

• 很多人設定失敗就是卡在租戶政策。

2. 需要學校或企業提供的 Microsoft 365帳號。個人Outlook、Hotmail或Live帳號通常無法使用此類Connector功能。

提醒：如果設定時無法連線，常見原因可能是學校或單位尚未開放Connector 權限，此時需由資訊管理單位協助確認。

 

五、Claude免費帳號申請

1. 建立Claude帳號。
2. 前往Claude官網(https://claude.ai/)。
3. 使用Email註冊。

  

同意Anthropic消費條款及使用政策，就能建立帳號。

 

   

• 這裡示範，我選擇Free的方案。
• 可先不安裝，跳過即可。
• 若有疑慮請關閉它，再下一步。
• 幫自已取個名字，再下一步。
• 選擇服務職業或是稍後設定。

4. 成功進入Claude。

提醒：若出現安裝桌面版提示，可依需求選擇略過，不影響Connector使用。

 

六、如何設定Microsoft365Connector

設定Microsoft 365 Connector的目的，是讓Claude可以在安全授權後，協助查找與整理Microsoft 365中的資料。以下步驟以一般操作流程說明，實際畫面可能會因Claude或Microsoft365版本更新而略有不同。

• 第一次連線時，系統會要求登入Microsoft365並授權Claude使用相關服務。這個授權只會依照你原本擁有的權限運作，不會讓Claude看到你沒有權限查看的資料。

1. 登入Claude，點一下左下角名稱，選擇「Settings」。

2. 選到左下角Connectors -> 右上角Add->Browse connectors。

找到Microsoft 365 -> 按一下「加號」加入。

 

3. 登入Microsoft 365帳號。

 

4. 授權存取。

 

5. 完成連線。

 

七、範例說明：使用Claude建立會議通知

情境：以下示範一個日常工作中最常見的會議通知情境。

假設今天要召開一場專案會議。過去可能需要先開啟Outlook，手動建立會議邀請，輸入時間、主旨、會議內容與與會人員，再寄出通知。這些步驟雖然不困難，但如果經常重複操作，就會花掉不少時間。

如果Claude已經連接Microsoft365，使用者可以直接用一句話描述需求，例如要開什麼會、什麼時間、邀請哪些人。Claude便可以協助產生會議通知內容，並依系統授權流程協助建立會議，讓原本繁瑣的工作變得更簡單。

 

以下示範如何利用一句自然語言完成會議通知的建立。

登入到Claude介面後。

提示詞範例一：「請幫我安排明天上午 10 點到 11 點的 Teams 會議，主旨為 Claude 討論會議，並協助產生會議通知內容。」

提示詞範例二：「請安排下週二下午 2 點至 3 點召開 AI 專案會議，會議地點為 Teams，主旨為 Claude Connector 導入討論，並幫我草擬一段簡短通知。」

 

• Claude 建立會議或寄送郵件前，通常仍會要求使用者確認，避免誤發通知。

出現此畫面時，就完成了建立會議及通知：

 

切換至被通知者帳號信箱，就會收到會議通知。

 

再查看是否有信件及會議連結。

 

八、結語

從以上示範可以看到，Claude不只是聊天工具，也可以和Microsoft 365搭配，成為協助處理日常工作的AI助理。完成Microsoft 365 Connector設定後，使用者可以用平常說話的方式，請Claude協助查詢資訊、整理文件、撰寫郵件、建立會議通知，以及處理Outlook、OneDrive、SharePoint、Teams服務中的常見工作。

使用AI時，建議養成以下習慣：

• 避免輸入個人敏感資料、機密文件、帳號密碼或未公開資訊。
• 使用AI產生的內容時，仍應自行確認其正確性與完整性。
• 遵循單位的資訊安全政策及資料使用規範，確保資料安全與隱私。

AI是協助工作的工具，不是取代專業判斷的人。使用AI時，建議把它當成「協助整理和草擬的助手」，最後仍由使用者確認內容是否正確、完整且符合規範。

總結來說：善用Claude與Microsoft 365的整合，可以減少重複性工作，提升資料整理與行政處理效率。但在使用過程中，仍應注意資訊安全、個人資料保護與學校相關規範，特別是學生個資、研究資料或校務機敏資訊，都應謹慎處理。