作者：湯雅甯 / 臺灣大學計算機及資訊網路中心程式設計組行政專員
本文介紹Notion AI的基本應用與操作流程，涵蓋免費帳號申請、教育版升級、桌面版安裝與偏好設定，並示範如何運用AI產生會議議程、資料庫、流程圖及頁面內容。文件也說明工作空間建立、團隊協作、頁面分享與模板發布功能，最後提醒使用AI前應先熟悉Notion基本功能。
簡介
Notion是一套整合筆記、文件整理、專案管理、資料庫與團隊協作的雲端工具，介面：以英文為主，亦提供中文環境，適合用來集中管理分散的資料與工作內容。
Notion可應用於個人知識整理、工作流程規劃、專案追蹤與團隊共同編輯，協助使用者依照需求建立專屬的資訊管理架構：
- 它能提供筆記、文件、專案管理、資料庫以及團隊協作的功能，很多人有同樣的困擾，手上的資料繁多又複雜，散落在各個資料夾裡，等到真正需要用的時候卻又一時之間不知如何找起，若希望能夠做一個有效管理，快速且便利，輕鬆省下查找資料的時間，例如原本分散放置在google或是line或是word的資料，皆可統一歸類至notion軟體中。
- 可以客製化自己專屬的導覽主頁，依自己使用習慣量身打造。
第一部分：免費帳號申請
只要有email電子信箱就可以申請免費帳號，進行使用。這邊主要介紹免費教育版的申請，功能比一般的免費版本更多，前提是需使用學校的信箱，並進行相關設定即可。
第一步驟：請直接點選官網網址進行申請：Notione官網(https://www.notion.com/zh-tw/product)
圖1：Notion官網申請
圖2：輸入電子郵件
- 輸入完電子郵件信箱，按[繼續]會傳送信件給此信箱，請將信中的驗證碼輸入。
- 可先將語言換成中文，原則上申請時網頁會自動切換成中文，若無再自行至左上教語言區選為中文也可以。
- 以下畫面選擇[適用於個人生活]或是[適用於學校]都可以，之後也可以再繼續新增空間，所以這邊選那一個都可以。
圖3：切換語言
- 你有什麼靈感和想法的選項是可以複選的，建議至少選一個。
圖4：選擇靈感和想法為複選
- 因為有APP跟電腦桌面二個版本，所以申請帳號的時候會詢問，這邊範例選擇電腦桌面版本，速度相對比較快一些。
圖5：安裝桌面版應用程式
圖6：編輯個人桌面版
- 左邊設定可以自訂偏好設定如版面外觀、語言、日期格式、時區等等。
圖7：偏好設定
圖8：生效中的方案 免費版
- 請繼續往下滑，就可以看到一個按鈕[取得教育加值版]。
圖9：取得教育加值版
- 若是有使用學校的email申請帳號，記得還要來這邊升級成教育版，功能會比較多。沒升級的話，就會維持一般免費版的功能，一樣可以正常使用。
- 這邊會要求設定密碼，之後就可以使用密碼登入
圖10：設定密碼
圖11：密碼設定完成
圖12：歡迎使用教育版 提供更多功能的說明
費用的部分，可以查看帳單明細，若為免費版(或免費升級教育版)費用為0，若是升級自行付費版功能多更多，就會一樣可以在這區看到所產生的相關費用明細。
圖13：費用明細
圖14：免費版費用為0元
第二部分：使用介紹
- Notion日曆篇(行事曆)，若需要可以點選下載來用。
圖15：認識Notion日曆可以下載
額外補充小技巧：若您使用的是Notion網頁版，遇到編輯到一半，不小心把chrome瀏覽器關閉了，可以重新開啟一個新的chrome，點選右上角的…點點符號。
圖16：chrome瀏覽器頁面 介紹如何將不小心關閉的chrome頁面重新開啟
- 選擇[紀錄]會出現之前瀏覽過的頁面，裡面會一個[還原視窗]，點選後就可以輕鬆把剛剛不小心關閉的頁籤通通復原了。此方法不限於使用Notion，這是chrome本身的快速還原頁籤方式，開其他網站網頁也適用，提供給大家參考使用。
- 可以從登入頁面的左上方區塊，看到[Notion AI]的按鈕。
圖17：選擇Notion AI
- 就會出現使用對話框，可以直接輸入文字，提出需求，描述越具體，將會越符合期望。
圖18：今天有甚麼任務 可輸入資訊要求AI執行
- 主題範例：使用NOTION AI製作一份關於員工旅遊的會議議程，直接輸入：[請撰寫一份關於員工旅遊的會議議程 時間為2026年2月24日 上午9點到下午3點]
圖19：示範輸入會議議程資訊 要求AI執行
以下為自動產生資料
圖20：自動產生議程表一
圖21：自動產生議程表二
圖22：自動產生議程表三
圖23：NOTION AI尋問自動產生的議程表要放在Notion的哪一個頁面
圖24：回覆Notion AI 請放在第一頁
圖25：建立員工旅遊會議議程頁面
- 畫面就會出現在左邊選單，點選後可以直接看到畫面。(若是還想調整都可以繼續輸入文字說明來進行)
圖26：顯示圖表按照需求在第一頁
- Ai完成的檔案可以進行調整，另外畫面上會有特別顯示括弧(請填寫)的部分就是提醒要記得自行補上相關正確資料。
這邊做個小提醒，若有點選[翻譯成中文]時，會有些按鈕無法使用，取消翻譯後，就可以正常使用。
- 28：展示若選擇自動翻譯語言時，會有部分按鈕無法使用，遇此狀況只要恢復成原文
四、主題：建立新的資料庫
- 點選新頁面，選擇資料庫
圖29：選擇資料庫
- 輸入主題：使用AI協助建立資料庫，輸入：英文單字學習
- 畫面產生中
- 在新增或變更欄位中輸入: [網頁連結](名稱都是可以自訂的)，點選[繼續]按鈕，就會自動產生一個新的欄位名稱為[網頁連結]。
- 新增完欄位後，按下完成，就會開始產生
圖32：資料庫產生後的畫面
- 開始使用資料庫: 可以手動新增單字，同樣的若今天建立的是別的資料庫，當欄位建立完成就可以新增資料到資料庫裡了。
圖33：資料庫產生後，可以新增欄位
- 畫面上也有提供導覽功能，會一步一步教你如何使用這個新建立的資料庫。
圖34：導覽
圖35：導覽步驟一
圖36：導覽步驟二
圖37：導覽步驟三
圖38：可新增資料庫或文件或專案
五、在Notion頁面使用AI: 新增一個頁面時(範例頁面名稱為work test)，可輸入[空格]開啟AI或是輸入斜線[/]開啟命令
圖39：新增一個頁面 可輸入指令給AI執行
就會出現一些預設的建議，比如輸入特定文字，請AI撰寫大綱、製作表格或是製作流程圖等，若這些都未符合你想要的，就可以自己輸入文字提出新需求。
圖40：Notion AI預設選項
比如輸入:一日三餐流程圖
圖41：:work test2
會自動產生三餐資料
圖42：自動產生三餐資料
六、新增工作空間的作法:
(1)當一個空間不夠用時，可以再新增一個空間，一樣有工作、 個人、學校三種空間可以選。
圖43：新增工作空間
圖44：工作
- 若是選擇工作， 想要團隊合作，這邊可以直接輸入夥伴的email進行邀請動作
圖45：與團隊共同啟程
- 範例選擇免費版
圖46：費用
就可以開始使用了
圖47：開始使用個人版
七、分享：與他人分享頁面
有時候，可能只是單純想與工作區中的特定成員共用頁面，例如與同事或朋友進行一對一報告，或小型專案團隊的筆記。若要與特定人員分享頁面，可以在想要分享的(任意)頁面右上方的位置，直接選擇[分享]。或是尋找並選擇工作區中要與之共用頁面的成員/群組的名稱。也可以輸入電子郵件地址邀請工作區外的人員作為訪客。
圖48：分享
在Notion裡建立的模板是可以與別人分享的，當然也可以下載別人免費提供的模板，若要與人分享，就要先發布。
圖49：發布
- 公開成「可複製的模板」（對方可複製 Duplicate）
把「任何公開分享且允許複製的頁面」當模板template用即可。做法是：
- 右上角點 Share（分享）
- 在分享/發布設定裡打開Share to web / Publish（發布到網頁）
- 再打開允許複製成模板Allow duplicate as template/ Duplicate as template
- 這樣當別人點選你的公開連結時，就可以直接按 Duplicate（複製） 加到他自己的 Notion 裡。
結語
Notion已經有很多人在使用了，相關教學的網站非常多，也有一些模板可以參考使用，有興趣研究的朋友，可以輕易地從google搜尋到更仔細的教學說明內容，也有很多英文版的操作說明影片可以參考。AI是進階的應用，若想要更得心應手的使用，建議還是要先熟悉Notion的基本功能，更能事半功倍。
參考資料