作者：陳怡如 / 臺灣大學計算機及資訊網路中心程式組行政專員
摘要
生活學習助學金系統，依教育部大專院校弱勢學生助學計畫，提供全校學生助學管道，培養獨立自主精神，擴充生活學習領域，經由各單位遴選，進而在單位及系所協助承辦人各項工作事項。管理事項分為一級、二級單位，及最終協助申報之學務處生活輔導組，近年系統階段升級，協助申報之生輔組已完成改版，並於2025.05上線。
系統簡介
生活學習助學金系統，依據教育部大專院校弱勢學生助學計畫，提供全校學生助學管道，培養獨立自主精神，擴充生活學習領域，係經由全校各單位遴選，進而在單位及系所協助承辦人各項工作事項，以期厚植畢業後之就業能力。管理事項分為一級、二級單位，最終協助總籌申報單位為學務處生活輔導組，近年系統階段升級，經由計中與生輔輔協力討論開發與不斷的測試修正，系統已完成改版，並於2025.05上線。
一級、二級單位操作之系統，將依序排階段進行。系統簡介如下：
一、系統登入
-
開啟連結「臺灣大學入口myNTU」：https://my.ntu.edu.tw/
-
搜尋關鍵字：「學生財務支援管理」
-
登入：整合校內單一簽入認證。
圖一、學生財務支援管理
二、設定節次金額及配額
-
節次金額：確實執行教育部規定，提供輸入節次金額功能，每學年設定一次，單位及系所時申報時，依節次及時數結算金額。
圖二、節次金額設定
-
批次作業：增設轉入新學期期初一級、二級單位，及系所配額資料，取代人工作業。
- 調整配額：如遇單位有修改需求，系統提供額度修改功能，可獨立挑選一級、二級單位或系所，將要修改的配額刪除或重新分配即可。
圖三、批次與調整作業
三、查核申報
- 核准與駁回：生輔組收各單位申報完成的資料後，確認無問題，執行核准，若發現時數為０，學生尚未有工讀情形，或是學生工讀遇期中離開或轉單位，等特殊狀況，可予以駁回。
- 寄發通知信：增設單筆或批次通知信，通知登錄時數承辦單位，尚未完成登錄申報之情形，解決以往用人工通知的問題。
圖四、信件範本
- 尚未登錄查詢：申報時會遇到申報時程的問題，生輔組彙整全校申報資料，但只能被動核准，透過「尚未登入查詢」，可以主動發現遴選範圍內，尚未上傳登錄之單位清單，節省承辦人的比對時間。
圖五、尚未登錄查詢
四、修改聘用日期
修改聘期：經過遴選成功的學生，如需要轉換單位，可以透過修改聘期方式，釋放出職缺。
五、名冊及每月差異
- 助學名冊：申報依據。
- 差異資料：每月都可能會遇到同學離職或有新遴選同學，即便可能人數是相同的，但是人不同，藉由此功能可自動比對與上月申報差異之情形。
六、授權帳號管理
維護授權帳號：由於全校單位眾多，遇單位承辦人職務轉換，或是發生尚未交接就離職並刪除帳號之狀況，承辦人無管道申請權限，只能求助學務處或是計資中心。為解決此問題，以及依照資安政策及法規，建置管理帳號功能，生輔組承辦人能列管維護自身單位帳號，除此之外，遇其他單位問題，也可依帳號顯示該單位授權之帳號之情形，維護層級、帳號狀態，聯絡方式等，協助並提供其他單位授權建議。
結語
系統建置初期，提供主要的功能，但隨著科技日新月異，系統也逐漸維護不易，依照經驗累積，發現很多流程作業環節，是由人工作業處理，例如使用電話詢問，或是承辦自行整理清單寄信通知、自行核對差異。因此現階段除了改版升級，也將人工作業的部分自動化處理，進而加強系統的效能，改善操作流程，提升行政作業的效率。一級、二級單位遴選操作系統的部分，也是遇到諸多問題，未來將階段的進行改版，使系統能更彈性的擴充功能。