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ntuccepaper2019

專題報導

遠距辦公零距離溝通的利器—網路電話
  • 卷期:v0058
  • 出版日期:2021-09-20

作者:邵喻美 / 臺灣大學計算機及資訊網路中心資訊網路組程式設計師


 

從2020年初爆發至今,隨著新冠肺炎(Covid-19)疫情起起伏伏,世界各地慣常的工作、學習、社交型態也都被迫大幅轉變!為了避免群聚造成疫情散播,各行各業紛紛採取居家異地辦公、視訊開會、遠距學習等方式以延續重要業務。臺大各項校務作業在同仁分流居家辦公期間,仍能透過公務電話保持聯繫確保業務順暢,其中一項利器就是計資中心提供的網路電話服務,讓同仁遠距辦公期間也可遠端接聽桌上公務電話及撥打校內電話,不需再花費桌上分機轉接到個人手機以及使用個人手機聯絡公務的費用。本篇將介紹臺大行動化網路電話服務的使用方式、運用情境、以及注意事項。

 

行動化網路電話—桌上電話帶著走

「網路電話」並非新興技術或創新服務,計資中心早已於2007年更新校園電信設備時一併推出網路電話服務,讓校內桌上電話透過網路延伸到網際網路,校內使用者可在任何時候、任何地方,都能透過網路免費接聽桌上電話及撥打校內電話。但當時行動電話及App尚未如近年來人手一支行動裝置般普及,更少見手機上網或甚至吃到飽的常態。因此計資中心即使早已推出網路電話服務,但僅有少數老師會運用此服務,在出國期間用來與校內電話聯繫。

2019年底計中開始評估及試用新世代網路電信行動化服務,適逢2020年初新冠肺炎疫情爆發,學校部分行政單位緊急採取異地辦公措施,當時仍在試用中的網路電話行動化服務即派上用場,提供校內同仁在臨時辦公地點也能接聽及撥打校內電話,讓公務要事不中斷。

2021年初,計中正式推出新世代網路電信行動化服務,目標為讓校內使用者透過隨身攜帶的iPhone或Android手機行動裝置、Windows或MacOS電腦,都能夠免費接聽桌上電話,還能夠在網路電話App上將通話轉給其他分機、透過App傳送文字圖片訊息給其他分機、在App上收聽語音信箱留言或轉寄到信箱等等方便的功能。同時,也建置透過計中單一簽入(Single-Sing-On, SSO)認證的自動化網路電話號碼申請機制,讓同仁能夠很便利地透過網頁一氣呵成申請到號碼、從手機App store下載網路電話App、利用系統通知信件中的QRcode登入,幾分鐘內就可以開始使用網路電話了!


圖一、網路電信服務NTU VoIP網頁(https://ccnet.ntu.edu.tw/voip

 

網路電話號碼申請及使用

以下介紹計中網路電話號碼申請流程及使用方式:

 

一、 申請網路電話號碼
開始使用本校網路電話前必須先上網申請網路電話號碼:請至「網路電信服務」入口網站 https://ccnet.ntu.edu.tw/voip,從「網路電話號申請」圖示進入,點選「申請」連結,通過計中帳號單一認證(Single-Sign-On)後,頁面會顯示學校通訊錄系統中與計中帳號對應的3366電話號碼或五碼分機。若正確即可直接申請該號碼;若與實際使用不一致,可自行輸入正確號碼並送出,經後台確認正確後,會寄信通知請使用者申請該號碼;若申請者無個人專用的3366電話,可進入申請頁面的「自選號碼」,系統會列出可選擇的純網路電話號碼讓使用者申請。

 

二、 初次使用網路電話
完成網路電話號碼申請步驟後,系統會發送通知信件提供相關登入、設定、使用說明等資訊。圖二為系統通知信件範例,信中列出幾項重要資訊:

1. 收件人申請到的網路電話(VoIP)帳號(亦即網路電話號碼)、登入密碼、以及語音信箱密碼,還有個人網路電話登入用的QRCode,在智慧型手機上安裝網路電話App後,可採取QRCode登入方式,直接對此條碼掃描即可登入。

2. 預設密碼修改方式:由於預設密碼以信件方式通知使用者,一方面不容易記憶,另一方面可能被他人得知,因此於信中提供修改預設密碼的網頁連結(https://ntusip.ntu.edu.tw),使用者登入後可自行設定密碼。

3. 完整設定及操作方式:網路電話使用方式包含行動裝置App、Win10/MacOS版軟體電話、及網頁介面版等,通知信中也列出各使用方式的設定及操作說明網頁連結(https://ccnet.ntu.edu.tw/voip/?page=voip_usage)。


圖二、網路電話號碼設定完成通知信

三、 網路電話使用方式
行動化網路電話服務提供數種使用方式,供使用者依照自己習慣的使用型態選擇,以下一一說明:

1. 行動裝置App:使用者只要進入iOS系統App Store或Android系統 Google Play,搜尋Deltapath Mobile就可以直接下載安裝網路電話App。使用者可以選擇「以QRCode登入」,或者手動設定。登入成功後,即可以此網路電話號碼接聽或撥打校內電話,也可在App內和其他網路電話號碼互傳文字或圖像訊息。完整功能說明請參考https://ccnet.ntu.edu.tw/voip/pages/voip_content/docs/manual_Deltapath_mobile.pdf。

2. Win10MacOS電腦版軟體電話:若使用者習慣在電腦/筆電上工作並接聽電話,可依照作業系統版本自Windows10的Microsoft Market或MacOS的App Store搜尋並下載Deltapath Engage軟體,根據設定說明(https://ccnet.ntu.edu.tw/voip/pages/voip_content/docs/manual_Deltapath_mac.pdf)設定伺服器、帳號(號碼)、及密碼等資訊,即可登入網路電話系統開始使用。在電腦版軟體電話中,可接聽及撥打電話、檢視通話記錄、以及聽取與管理語音信箱留言。

3. 網頁版介面:網頁版介面(https://ntusip.ntu.edu.tw)主要用途在於管理個人網路電話號碼的各項設定,例如修改密碼、更改個人顯示資訊等,也可以檢視及傳送與其他網路電話號碼互傳的所有文字或圖像訊息。另外一項重要功能是,如果忘記登入密碼,網頁版登入頁面提供「重置密碼」(Reset Password)選項,只要在「用戶ID」(User ID)輸入「網路電話號碼」,「該用戶的電子郵件地址」(Email address of this User)填寫「臺大email地址(xxx@ntu.edu.tw)」,只要與系統資料符合,重設密碼連結就會寄到信箱。


 

網路電話多樣化運用方式

根據校內電話類型不同,網路電話可配合公務型態變化運用,以下介紹常見的網路電話使用方式:

 

【根據使用型態】
本校網路電話是透過電信交換機系統與網路電話系統界接溝通,因此桌上電話號碼類型會影響申請的網路電話號碼,以下就各類電話分別說明:

一、 個人專用3366直撥公務電話或校內五碼分機
本校3366直撥電話及校內五碼分機都是直接由電信交換機系統控制,因此可申請與桌上電話同號的網路電話號碼,並達到桌上電話響鈴時可共振至同號網路電話號碼的效果,即使不在辦公室座位上,也可即時接聽到桌上電話。
另一種作法是,使用者也可申請與桌上電話不同的網路電話號碼,然後透過在桌上電話設定「無人應答轉接」或「直接轉接」,讓電話在設定的條件下轉到網路電話號碼,也可達到即時接聽桌上電話的目的。

二、 辦公室自備小總機或代表號,人員使用內線分機或多人共用電話
校內許多單位會自備電話小總機,以一或數個3366號碼做為代表號,內部人員的電話則為內線分機。此類電話系統由於中間隔著一個小總機,各分機並非由本校電信交換機系統直接控制,因此無法讓這些內線分機(3366xxxx#xxx)與網路電話同號共振。使用小總機內線分機的人員,可申請一個與不同於桌上電話號碼的純網路電話號碼,並且仍可透過網路電話與校內其他電話溝通:

1. 校內其他3366電話可直撥網路電話號碼
2. 校外來電可撥臺大代表號3366366,聽到語音歡迎語之後再撥網路電話號碼
3. 網路電話號碼可直撥校內3366電話後五碼及其他網路電話號碼
4. 網路電話申請外撥權限後,也可根據權限撥打外線

 

至於接聽桌上電話的需求,可透過其他方式間接達成:

1. 如果小總機分機可以在桌機上設定無人應答或直接轉接至其他電話,例如可是為校內電話之一的網路電話號碼,即可在居家辦公前先在話機上設定轉接至網路電話。

2. 代接電話的其他同仁可告知來電者轉撥居家上班同仁的網路電話

3. 單位可在網頁或個人信件署名處,加註網路電話號碼,以利對方聯繫

三、 無桌上電話者,包含公務用網路電話、學生
由於校內人員類型眾多,並非人人有固定座位或桌上電話,為便於校內互相公務聯繫之用,所有具備計中帳號的在職在校人員皆可申請網路電話號碼,如此一來就跟擁有個人用校內電話一樣,可從任何地方接聽以及撥打校內電話。

 

【根據使用情境】

一、 活動舉辦期間
校內單位舉辦活動期間,相關人員於籌備及舉辦期間經常需要移動或駐守在場地處理事務,但活動公佈的聯絡方式都是辦公室公務電話號碼,傳統作法都是將桌機設定為轉接至個人手機,以免漏接重要電話,但此作法將衍生桌機撥打手機的通話費用。透過網路電話功能,讓人員在手機安裝網路電話App後,就像隨身攜帶桌上電話,可免費接聽及撥打校內電話,讓重要電話不漏接,且省去公務電話費及利用個人手機聯繫公務的電話費用。

二、 辦公地點暫時移動搬遷
校內辦公室或研究室因整修需短期搬遷辦公室,傳統作法是申請辦理桌上電話移機,以便人員在臨時地點繼續接通電話辦理公務,待整修完成後,再申請一次移機將電話遷回原辦公地點。利用網路電話功能,可依人員使用習慣透過手機App、電腦版網路電話軟體、或網路話機,讓搬遷期間電話聯繫不中斷,並省下兩次移機費用。

三、 防疫期間分流居家辦公
學校為因應嚴重特殊傳染性肺炎疫情發展,於疫情嚴峻期間採取辦公室人員分流異地或居家辦公措施。為維持辦公室聯絡不中斷,居家辦公者可透過網路電話免費接聽及撥打公務電話,保持重要校務運作順暢。

四、 辦公地點無法佈設電話線路
校內部分校舍屬於歷史悠久的古蹟,對於整修鑿壁的措施有嚴格限制,進而可能影響到電話線、網路線等現代設施的佈建。在此情況下,透過穿透性高的無線網路或電信網路,人員可利用網路電話在此類建築物內保持公務電話聯繫,又不需要鑿洞穿孔佈設線路。
 

使用注意要點

「網路電話」顧名思義就是「依靠網路進行電話通訊」,「網路」則泛指wifi無線網路、有線網路、電信業者網路等。既然電話訊號是走在網路上,那麼網路的品質絕對會影響網路電話的通話效果,就像行動電話在電信3G/4G訊號差的地方,手機通話品質就會斷斷續續甚至斷線。

網路電話也是受到所使用之網路品質很大的影響,在網路頻寬不足或壅塞的情況下,可能顯現的負面效果包含:單向通話(無法聽到對方的聲音)、斷話、或是電話接不起來等情況。如果遇到類似問題,可嘗試切換網路,例如,手機原本透過wifi上網,可嘗試改用4G網路;或者筆電原本使用無線網路,可改採有線網路等作法,試試看可否改善通話品質。