作者：洪嘉駿 / 臺灣大學計算機及資訊網路中心程式設計組行政組員
介紹新版會議室系統之「登入機制」、「線上申請與紙本流程」、「系統介面」等。
前言
原總務處會議室系統經過長時間使用，許多功能已與現行業務不符，且原系統使用之程式語言與框架較難以維護，故於民國110年底，總務處與計中著手開發新版會議室系統。
新系統自需求提出至開發完成、系統上線，歷時約一年半，於民國112年4月13日上線。以下將介紹新版總務處會議室系統之新功能。
個人帳號登入
原系統以臺大單一簽入之公務帳號登入，新系統以臺大單一簽入之個人帳號登入。改為由個人帳號登入之優點為，較容易管理帳號借用之權限，若違規使用會議室，較容易將違規事件歸戶。
另一方面，新系統將記錄更多案件資訊，使用個人帳號讓使用者更有隱私。案件未公開之資訊，將只有使用者與管理單位能瀏覽，避免其他使用相同公務帳號之使用者瀏覽。
紙本申請書
根據借用規定，若要借用需收費之會議室，需繳交紙本申請書。原系統無產製申請書PDF檔之功能，此功能於新系統中加入。新系統中借用需收費之會議室之流程為：線上申請 => 列印紙本申請書 => 簽核後送交事務組。
線上審核
新系統加強原有之審核功能，除了原有的審核通過與否外，還加入了會議室使用費用之通知與確認流程。若會議室需要收費，使用者將會收到 email 繳費通知，待使用者繳費、管理單位確認後，使用者將會收到確認通知，使用者亦可於「申請人 > 紀錄查詢」查詢目前案件之案件狀態。
系統介面
新版系統之首頁以簡單清楚明瞭為原則，將最常用的功能顯示在最醒目之區域，以期望使用者能快速找到想要的功能。(圖一)
圖一：新版總務處會議室系統首頁截圖
新版的日期查詢頁面，主要維持舊系統架構，但加入了「前一天」、「後一天」等些許細微功能。
若點擊會議室名稱，將連結至「會議室查詢」介面，並自動查詢該會議室。若點擊「容量」，將連結至會議室介紹，可查看該會議室之介紹。若將游標移動至「登錄」或「借用」之字樣上，將顯示會議名稱作為提示。(圖二)
圖二：新版總務處會議室系統-日期查詢
系統網址
新系統與舊系統的網址不同。新系統網址為 https://my.ntu.edu.tw/confr/。新系統亦可於「myNTU => 場館交通」中找到。
結語
本次系統改版，除了新增與調整以上申請端之功能外，系統管理端亦新增了權限管理、會議室管理、工作日管理與統計資料等功能。藉由這些功能，未來才得以降低日常維護成本，進而將資源用於改善其他功能，如使用者體驗等。感謝總務處事務組蘇柏瑋兩年來的幫忙，從舊系統的維運到新系統的規格制訂、開發上線，一直以來，持續提供清楚的需求，明確的資料，讓程式開發事半功倍。
另外，還要感謝計中楊家榮設計師，替新版會議室系統設計介面，讓系統介面更加美觀。最後，還要感謝事務組與計中的長官與同仁們，感謝你們的幫助，這個系統才得以完成，謝謝。