作者：陳怡如 / 臺灣大學計算機及資訊網路中心程式設計組行政專員
生活學習助學金管理系統，提供生輔組及全校一級、二級單位操作使用。處理學生申請及申報核銷業務。近年系統規劃階段升級，生輔組管理端已於2025年5月上線；接續一級、二級單位也開發完成，於2026年上線，簡介重點如下：
一、系統登入
1. 開啟連結「臺灣大學入口myNTU」：https://my.ntu.edu.tw/
2. 搜尋關鍵字：「學生生活學習助學金管理」
3. 登入：整合校內單一簽入認證。
圖一、學生生活學習助學金管理系統
二、一級單位管理者
- 設定二級單位名額：一級單位待生輔組分配數額後，再將配額分配到所屬之二級單位，且不能超過總配額。
圖二、一級單位設定配額
- 查詢生活學習獎助名冊：提供查詢及下載總名單。即使聘僱的承辦人離職也能夠顯示正確名單，改善以往資料遺漏狀況。
圖三、查詢生活學習獎助名冊
圖四、檔案匯出
- 查詢登錄時數：提供依學年，會計年月，二級單位查詢助學生的登錄節次。
- 維護授權帳號：因職務異動單位可自行調整權限，授權同樣為一級單位管理人，可配額並檢視一級含二級資料。權限較大，可配額，可終止權限。
圖五、維護授權帳號
三、單位承辦人
- 遴選作業：在每學期初，同學送出申請後，單位承辦能在系統看到同學的申請單，同學可主動向系所或是行政單位提出意願，如符合雙方需求，單位承辦可進系統遴選同學為入選。或是如果同學不拘受聘單位，則開放自由媒合。
- 因常遇單位重複遴選爭議，調整流程，如同學已申請通過則不可入選，需雙方協調，取消後再才再可遴選。
圖六、遴選作業
圖七、檢視同學申請資料
- 資格審核：入選後等待同學送件，確立申請進行審核，提供批次「取消入選」、「申請通過」、「取消資格」、「寄發Email」。
- 過渡性資料仍有重複入選情形，申請狀態增加「取消資格，他單位已申請通過」提供承辦參考進行遴選。
圖八、資格審核
- 新版通知信增加了申請號，及審核結果。
圖九、申請結果通知信件範本
- 登錄參與生活服務學習節次：每月月底生輔組會統一申報全校登錄資料，才能進行撥款給助學生。因此單位承辦需要登錄每月服務學習節次，每次登錄會計算總服務節次，與總節次金額。關於節次有諸多檢核，簡介如下。
- 一小時為一節，每週不得超過八小時。每月不得超過三十小時。
圖十、每週不得超過八節
圖十一、每月不得超過上限30節
- 申報記錄重疊檢核，日期、時段不可重複。
圖十二、申報記錄重疊檢核
- 可跨週新增。
圖十三、跨週新增
- 遇週六、週日之檢核。日期起迄如包含六日，允許才可勾選。
圖十四、日期起迄無週六
圖十五、日期起迄含週六
- 計算累積時數。
圖十六、計算累計時數
- 完成申報：確定登錄時數均無問題後，承辦人點選申報完成，系統進行檢核學生在校狀態，匯款帳號，身分證號或是居留證號是否正確，一旦點選完成申報，相關登錄功能均鎖定不可再異動。
圖十七、完成申報不可異動
- 授權帳號管理：可授權對應單位承辦人權限。有時因人員異動或是作業分派需求，需進行權限調整，被授權同仁就可協助進行登錄時數等作業。
結語
改版後的系統，不僅介面大幅調整，視覺上也較舒適，操作流程上也根據過往遇到過的問題，與生輔組討論並進行改善。由於系統版本升級，後台也易於維護，即便接收到問題或需求，也能快速地彈性調整。期待未來能持續改善，納入使用者經驗，期許未來能提供學生及承辦單位更便利的服務。