作者:張雅筑 / 臺灣大學計算機及資訊網路中心程式設計組
個資管理系統主要在提供臺大各單位紀錄單位所保有之個人資料檔案清單,以往只需要填報人填入相關資訊即可。在個資管理系統2.0中,除了原有功能外,加入『個資工作管理員』以及『單位主管』兩個角色來進行審查、覆核並監督個資管理工作。本文將針對個資工作管理員如何申請帳號、以及個資工作管理員與單位主管在盤點時的基本操作做簡單說明。
如何進入系統
登入myNTU首頁(https://my.ntu.edu.tw)後,於左邊各區分類中,點選『業務管理』中的『行政業務』可進入『個資管理』,或是由搜尋處登打『個資管理』,亦可搜尋得到,如圖一。
圖一 如何進入本系統
系統說明
1. 登入後首頁如圖二。
圖二 系統首頁
2. 個資工作管理員申請流程:由各單位推派一代表做為該單位的個資工作管理員,每位個資工作管理員須進入本系統申請帳號權限,如圖三;系統會自動帶入申請人所屬單位,請自行輸入聯絡電話後,點選【送出】。申請完成後下載申請表,如圖四,交由主管核章後送至計資中心開通帳號。
圖三 個資工作管理員申請畫面
圖四 下載列印申請表
3. 個資盤點申請流程:在個資管理系統2.0中,我們加入了『個資工作管理員』及『單位主管』兩個角色,來審核及覆核個資盤點清單。故個資盤點流程是由填報人進入本系統填寫該單位之個資檔案、個資工作管理員登入審核、單位主管進入覆審後結案。詳細流程說明如圖五。
圖五 個資盤點流程圖
填報人在個資檔案盤點清單內,點選【案件送審】,會跳出新視窗,點選【送審】後,即可將該筆資料送給個資工作管理員審核,如圖六。
圖六 填報人案件送審
而個資工作管理員可負責多個單位之審核,故當個資工作管理員進入審核清單,可選擇權責單位來進行個資盤點;並選定該筆個資檔案後,點選【案件送審】,跳出新視窗,可選擇針對該筆資料要送給主管審核,或是退件,如圖七。
圖七 個資工作管理員審核
同理,單位主管進入覆審畫面時,亦可選擇不同單位來進行個資盤點覆審,針對案件進行結案或退件,如圖八。
圖八 單位主管覆核
結語
盤點個資檔案雖為繁瑣又枯燥的大工程,但仍然需要仔細縝密的紀錄才能妥善保存並且有效地運用。本系統自2015年上線以來,有勞各單位填報人、個資工作管理員及主管協助盤點了三千多筆個資檔案紀錄,實為不容易。我們將持續地提供服務,若有任何寶貴意見,歡迎不吝提供給我們。