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校務服務

財產物品管理系統-增修改版
  • 卷期:v0028
  • 出版日期:2014-03-20

作者:蔡佳燕 / 計算機及資訊網路中心程式設計組資訊工程師


財物管理系統於民國100年上線至今,為配合資訊安全需求及協助使用者管理財產物品,經由總務處保管組採納各方意見,提出增修改版需求,不但將耗材納入管理;且將財物減損流程加以分步驟進行;另外還加強財物盤點相關功能。目前各項功能已於日前正式上線。

 

耗材管理
耗材主要為碳粉匣、墨水匣及感光鼓。系統提供的相關功能為耗材減損、耗材查詢及耗材收發分類帳。耗材減損不同於一般財物減損,不需要將減損單送到保管組審核,主要目的是協助使用人管理名下的耗材。若耗材購入過久,保管組承辦同仁經由系統的管理端可寄發提醒耗材減損通知提醒使用人辦理減損,以期有效利用耗材,避免造成浪費。耗材查詢提供使用人各項篩選條件檢視自己名下的耗材。耗材收發分類帳則讓使用人對耗材購入及減損狀況一目瞭然。

 

財物減損申請流程
目前財物減損提供各子能如附圖1,除提供不同類別的減損申請之外,尚可查詢歷史紀錄或是修改尚未送達保管組進行審核的申請單。其中【申請中-減損(申請)單】,列出目前減損狀態為申請中的所有財物;【已產出的減損(申請)單】則會列出符合篩選條件的減損(申請)單以便使用者進行列印、修改或刪除。

 

報廢申請流程如附圖2,只要依照系統提示點選及按下[下一步]按鈕,系統會導引使用者到減損申請頁面,接下來,使用者由下拉選單選擇欲報廢財物所屬單位,填寫聯絡電話、(回收)聯絡人、收廢品地點並確認是否內含輻射源、危害性物質或殘留危害性、或感染性物質。然後如附圖3,使用者可由下方符合減損類別的財物清單點選[加入]按鈕將該筆財物加入減損(申請)單或是勾選[自行輸入財物編號]以便搜尋欲報廢的財物再加入減損(申請)單。欲報廢的財物皆加入之後,列印出申請單,並加上各必要簽章後送交保管組。

 

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財物盤點
主要有四項功能:列印盤點明細表、盤點並製作盤點紀錄表、當年度盤點紀錄及財物盤點歷史紀錄。使用人可先使用[列印盤點明細表]功能列出名下財物清單,以便對名下財物進行盤點。

 

實地盤點完財物,再使用[盤點並製作盤點紀錄表]功能以製作盤點紀錄表。若沒有未盤得財物,則只要按下[盤點並製作盤點紀錄表]按鈕,列印出紀錄表。若有未盤得財物,則由下拉選單選擇財物並輸入校號,再按下[盤點並製作盤點紀錄表]按鈕,系統將列出該筆財物於下方選單,由使用者加入至未盤得清單,將未盤得財物悉數加入盤點紀錄表後,再由各相關人員簽章後,送達保管組,待保管組收件,即完成盤點。

 

結語
本校校務系統多是計資中心同仁為學校需要量身訂作,財物管理系統也不例外,希望系統改版後能協助同仁更有效、更便利地管理財物。若大家在使用上有任何建議,請多多反應,我們會評估並列入改版參考。