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ntuccepaper2019

校務服務

Google Apps for Work(G-Suite)使用心得
  • 卷期:v0054
  • 出版日期:2020-09-20

作者:沈培源 / 臺灣大學計算機及資訊網路中心作業管理組工讀生


Google Suite之服務是由計中與Google協同提供的使用平台。此篇電子報心得文將針對特定的軟體做簡略地介紹以及使用過後的心得。希望可以藉由這個平台,讓更多使用者認識Google Suite所提供的服務,也能多加利用。

Google Apps for Work(Google Suite)服務

Google Apps for Work/ Google Apps for Business簡稱為現在的Google Suite(G-Suite),是Google在訂閱基礎上所提供的一系列文書處理與工具的軟體,其中包含了許多被廣泛使用的軟體,包括信箱、雲端、及文件等等。G Suite不同於免費訂閱的Google功能,G Suite增加了許多的商業功能。

為了讓使用者能有更佳的線上工具,計資中心與Google合作,協力提供了這項服務。G Suite的服務對象包括了在校/畢業學生、在職職員、退休職員不等。如果想要暸解如何申請及使用條款請至:https://www.cc.ntu.edu.tw/chinese/services/serv_i06.asp

Google Suites 多元化功能

Google整合了許多平日會使用的會使用的文書功能,讓使用者可以透過一個平台使用許多不同的功能。以下會一一介紹個軟體的特色及心得。

Google 日曆

Google日曆不同於其他日曆,因為有與其他Google所提供的服務做連動,在使用上有很大的彈性。它不僅僅是個日曆,Google日曆可以替代掉許多學生之前需要另外下載的軟體;例如課表的軟體。有了Google日曆,可以透過不同顏色區塊的排列,來排自己的課程表。

再者,假如是教職員的話,Google日曆也可以被當作會議系統來做使用。Google日曆不只能用來預定開會時程,因為與Google Drive的結合,可以在日曆裡插入需要共編的檔案,及會議後續追蹤的資料。這樣以來省了很多瑣碎的步驟及行政作業。

以我個人在系學會的經驗,也有人會透過Google日曆來預約場地以及會議室。在空擋的位置記錄下是誰要借用以及用途,都會顯示在日曆上。如此一來,要借用的教室場地都可以很清楚的瀏覽及預約,省下了許多人工操作與程序。

更私人的層面上,我會使用Google日曆來作為紀錄日常瑣碎的日記。也會透過此平台與朋友及家人共享我的行程,讓他們能夠得知我的行程安排,也能在空閑的時間安排出遊。

綜上所述,Google 日曆它的功能使他不只是一般的日曆,如果是長時間使用Google服務的使用者的話,使用Google日曆會便利許多。因為不同的軟體都可以互相連通,省去了許多其他的時間。

Google播客

不同於其他文書處理的軟體,Google播客是一個線上收聽播客的平台。播客是目前最新型態的電台收聽帶名稱。不同於傳統的電台收聽,播客的講者或單位會建立同一系列的播放清單,這使聽眾可以選擇在自己的任何時刻做收聽。因為不需要在固定的時間收聽,使用者可以安排自己的時間,聽取自己有趣的內容。

在Google播客裡,Google將各種不同性質的播客做了分類,從體育到喜劇到健康,不同的平台都有。很適合在空閒的時刻,好好充實自己。

Google Chat

Google Chat的設計是為了要漸漸地取代Google Hangouts的功能。在Google Chat 裡,使用者可以透過兩種不同的模式做溝通。首先是私人對話,這項功能讓使用者可以透過即時訊息與同事或朋友做交流。再來是聊天室,這項功能讓試用者可以與一群使用者在一個平台做交流,同時,在各個聊天室裡會有不同的對話討論串。使用者可以在同一個聊天室裡討論著不同的主題。

可能有些使用者會覺得這些功能已經很普遍了,不需要透過這個軟體另外又增加大家的麻煩。Google Chat真正的精髓在於它機器人的功能。機器人的功能讓使用者可以在聊天視窗裡,透過不同設定的指令,安排會議、修改會議、取消會議、查詢時間表等等。這樣一來,可以在與他人溝通時,同時的修訂會議的性質及日期,縮短了許多行政處理的時間。

Google Chat非常適合有組織性的公司或團隊做使用。長時間需要紀錄會議時間,能夠及時地安排會議及修改,可以減少許多意外。當然,對很有時間觀念安排的使用者,也會起到很大的作用。

結語

計中開放Google Suite也有一段時間了,但通常會使用的軟體也僅於文件、簡報、問卷、雲端等等的服務。還有許多不同的工具可以供使用者在文書處理或著是組織工作時使用。希望可以透過這一次的電子報,使大家多多暸解不同的軟體。雖然介紹篇幅尚短,但各軟體的特色及使用情境可以作為初步的認識。Google Suite裡還有許多可以使用的功能,並不是在如此短短的篇幅能介紹完的。此篇心得僅於基本使用上的介紹,並不含括所有的功能。剩下的功能也待各位使用者慢慢的發掘。