作者:陳怡如 / 臺灣大學計算機及資訊網路中心程式設計組幹事
休學離校系統提供在校學生因各個因素而需要申請休學的管道。學生送出申請後,由各審核單位線上會簽,最終由教務處審核,同學也能即時檢視審核狀態,最後列印休學證明書完成休學。
一、系統登入
1. 開啟連結「臺灣大學入口MyNTU」:https://my.ntu.edu.tw/
2. 搜尋關鍵字:「休學申請」
3. 系統路徑:學生專區 → 生活資訊 → 休學申請
4. 採用「計算機及資訊網路中心帳號認證系統」,輸入自己的帳號密碼即可登入。
圖一 臺灣大學入口MyNTU
圖二 認證系統登入頁面
二、系統操作
1. 申請端
提供同學系統公告及注意事項、申請步驟說明、申請休學表單、檢視辦理情形,及歷屆申請紀錄查詢等資訊。
圖三 系統公告資訊
為便於同學使用系統,系統會先檢核身分別,目前也開放僑生、陸生及外籍生使用。登入系統後會自動計算休學學期數是否已達上限,檢核是否為休學階段中申請,或是有資料正在辦理中;通過檢核後系統會自動帶出學籍檔資訊,包含學號、系所代碼及名稱、年級、個人身分證號、姓名及聯絡電話等資料。同學只需確認資料是否正確,並填入退費付款方式,金融機構帳號。確認無誤後儲存資料,送出完成申請後列印休學申請書。
圖四 休學申請表單
圖五 休學申請書(本地生)
2. 管理端
提供承辦單位權限管理,參數設定,能夠設定申請區間及流程,以利統一收件,方便作業。審核單位線上審核後,同學即能同步檢視辦理進度。在階段性申請作業完成後,系統依退費比例計算退金額產生退費核帳明細提供給出納組報帳參考。
(1) 權限管理及參數設定:維護審核人員權限,申請流程及階段等細部設定。
圖六 系統參數設定
(2) 休學資料審查:由各承辦單位進行審核。提供同學檢視審核辦理情形,圖七以圖書館審核為例。
圖七 圖書館審核作業
圖八 審核辦理情形
(3) 查詢統計:提供審核單位統計查詢。
圖九 統計查詢(圖書館)
(4) 退費核帳報表:依比例計算退費金額,並產生退費核帳報表提供出納組處理報帳事宜。
圖十 退費核帳報表
結語
為提供學生更完善便利的就學服務,「休學離校系統」提供學生一申請管道,依同學各個因素可申請休學保留學習彈性,審核管理方式以自動化為目標,我們會持續改善系統流程,納入使用者經驗,增進現有系統功能,持續配合教育方針整合系統並提供最佳化方案,期許未來能提供學生及承辦單位更便利的服務。