個資盤點知多少 Part2－What & Who
- 上版日期：2012-01-10
What？ 那些資料要盤點呢？
檔案格式分為三種:1.系統2.檔案3.紙本
公告時，相同的個人資料檔案，僅需公告一份。但該檔案，若同時存在系統資料庫、存於個人電腦，以及列印成紙本，在盤點時視為三份表單。而若該同筆資料使用目的不一樣就需要填寫。
若有多份個人資料檔案，使用目的相同，僅部分欄位有所出入，於盤點時僅需填寫１份表單，但填寫第五欄「個人資料之範圍」時，須填寫最大化之所有欄位。
「個人資料之範圍」請參閱http://cert.ntu.edu.tw/Module/PInfo/A2.php的說明
Who 誰要負責盤點－基礎篇
舉辦活動資料之填寫，因為需填寫使用目的等相關欄位，應由個人資料檔案的蒐集使用者來填寫，而非系統建置廠商或委外廠商填寫。
例行業務在各個單位裡面都有自己承辦的業務，由各項業務負責人填寫，例如說有人是負責財產申報，有人則是負責管理辦理，就都是需要業務負責人進行填寫的，而非單位，整體而言，只要有跟個人資料有關的都必須進行盤點。 盤點時，因須填寫「使用目的」等相關欄位細節，所以要由個人資料檔案之蒐集使用者（即業務單位）熟悉業務者來填寫盤點表，而不是系統建置單位或委外廠商填寫喔。
「使用目的」請詳見http://cert.ntu.edu.tw/Module/PInfo/A1.php 之說明。
Who 誰要負責盤點－進階篇
在「資料移交」的狀況下，業務負責人的工作變更或是更換單位，而這情形屬於在「資料移交」的範疇裡，所屬工作都是移交的部份，就要在移交清冊裡這些檔案移交到下一個單位。
而當一個系統跨很多單位使用時，有兩種做法：一、 是讓每個使用這套系統的部門都填寫；
二、 只由一個部門負責填寫，但是必須要指出這個系統有哪些單位在使用。
