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ntuccepaper2019

校務服務

教職員數位學習與認證平台建置
  • 卷期:v0054
  • 出版日期:2020-09-20

作者:陳啟煌 / 臺灣大學計算機及資訊網路中心程式設計組副組長


隨著E化系統的發展,越來越多的業務都可以線上辦理,雖然帶來了方便,卻也衍生出不少問題;功能越多,問題越多,抱怨也越多,似乎陷入了惡性循環;本應該帶來方便的系統卻意外地帶來反效果。要導正這個問題要先找出主因。先從校務系統使用率高的、客服量大的分析起,以報帳系統為例,一天會有幾千張黏存單產生,每年有3000多個不同的使用者,使用者多且頻繁。加上校內有許多研究計畫在進行,所以有一部分的使用者是研究生助理等計畫人員。在每年的8月會大幅換血;隨之而來的是每年暑假過後提高的客服量和退件率。

 

客服量和退件率除了會增加了人力成本,退件更會影響到入帳的時程,也會造成不少民怨。從報帳的業務流程來看,業務橫跨人事室、主計室、出納組、採購組、保管組等單位。業務本身具一定複雜度,客服不單是系統使用的問題,有很多是業務上的問題。因應此現象,每年在暑假會舉辦新進人員的實體教育訓練,每場次都有近百人參加;但比起使用者數,只佔不到10%。要讓使用者具有業務知識避免掉不必要的退件,應從教育訓練著手。因此;本校決定推動新進計畫人員線上課程認證制度,讓新進同仁接受相關業務的教育訓練並通過考核後,才授予相關系統的使用權限,推動先考照再上路的概念。

 

整個平台主要分三部分,在原有的校務系統新增檢核認證的機制、撰寫教育訓練管控系統、還有最主要的數位學習平台。前兩部分都是本校自行開發的,整合上並無大問題,最後的數位學習平台,未來需要可以與其他兩部分整合達成自動化的目標。經分析國內外大學所使用的開放式(open source)數位學習平台後,決定採用Moodle來架設本校教職員之數位學習平台。因為Moodle採用的學校較多,且其提供了完整的API程式介面,可供其他校務系統呼叫,不需要改寫平台的程式,未來也可以順利升級版本。教職數位學習與認證平台架構如下圖,將串接新開發的教育訓練管控系統,實現管控新進同仁需要通過教育練後才能使用特定校務系統的目標。初期先在計畫聘僱與報帳系統導入訓練及驗證機制。

 

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圖一、平台架構圖

 


圖二、平台流程示意圖

 

在此簡述本系統運作流程:使用者進相關校務系統時,會檢查是否已經有通過相關認證。如果是,即可使用校務系統功能。如果尚未認證,會直接指派所需學習的課程,系統自動串接數位學習平台,透過所Moodle提供的 web services, 開立學生的使用者資料,並加選相關課程。使用者馬上可以進數位學習平台閱讀課程相關的教材。並接受測驗,通過線上的測驗即可取得認證。使用者馬上可以進校務系統使用,再次觸發認證檢驗程序,系統自動即時檢查數位學習平台相關課程成績是否通過,來決定是否開放相關權限。

 

平台整合本校單一認證系統,教職員工生可用校務系統帳號密碼直接登入平台。少數校外人士以教育訓練管控系統登錄受測者基本資料後,系統自動開設數位學習平台帳號。在學習平台上,請業務單位將其教學內容依照業務屬性分獨立單位錄製影片,透過生動的多媒體教材讓學員有效的學習業務內容;並將每段影片盡量控制在10-15分鐘,讓學員可以集中精神看完每個段落。為了驗證學習成效,每門課程設有題庫,題庫的類型有單選題、多選題、簡答及填空題等,以機器可以自動閱卷題型為主,達成訓練認證自動化的目標。配合以題庫隨機出題的功能,讓每次的測驗題目都能隨機出題,且選擇題的答案選項以及題目排列順序都會隨機排列。分單元分難度建立題庫的好處是可以讓隨機出題平均落在每個單元和難度上。學習平台要確認學習成果最直接的方式是測驗,但是測驗為何可以讓學員有效學習到系統使用的業務知識? 舉例來說,像報帳系統,難免要整理單據,填入相關報帳資訊,可能用文字敘述需填入發票號碼、統一編號、受款人,看起來單純但是實務上收據發票的樣式有很多種,有電子式的有手動開立的。還是常有錯誤。最直接的測驗就是隨機拿出一張發票,請學員按照看到的單據填入正確的答案。如果學員能正確答出,未來進入系統也不會有問題。學習平台透過多媒體的教學和多元的考題驗證成效,未來整理常問集,進行滾動式修正教材與題庫,可以越來越貼近實務達成職前訓練的效果。

 


圖三、題目範例

 

本平台除了校務系統的運用之外,也可以用在遵守相關法律的用途上;隨著勞工權益的保護意識提升,避免工作場所職業災害的發生,法令規定須要受過相關的教育訓練之後才能進行相關的工作。雖然學校環境相對安全,還是有實驗室場域有相關規定。透過教職數位學習與認證平台的建置可以讓原本需要人工指派課程,收集成績的流程自動化,除了減少人力成本之外可即時串接系統,減少學員等待的時間。看起來雖然業務單位須要先花時間製作教材建立題庫,但是可以讓使用者先學習過業務流程,且透過測驗確保學習成效。可以有效減少新手的客服時間、減少因為業務流程不熟悉被退件的比率。職前教育做得越好,客服成本就會降低,業務單位會想要投入更多心力進行線上教育訓練,如此形成良性循環。逐漸把校內的業務知識保留在本平台內,有效提升本校的行政效率及滿意度。