作者:張如媚 / 臺灣大學計算機及資訊網路中心程式設計組幹事
由於本校雇用許多兼任助理、工讀生、臨時工等短期人員,且雇用人員薪資使用之經費來源規定不一,若人員身兼多職,易造成之後因經費衝突而無法順利請款,為避免此類狀況發生,故開發「短期人員經費檢核系統」,提供各單位雇用短期人員前申請檢核,亦可銜接後續「勞健保加保申請」與「薪資報帳」流程。
系統服務對象
各單位於自行辦理雇用兼任助理、工讀生、臨時工等非屬人事室及研發處列管之人員前,應由聘雇單位承辦人或計畫主持人,進入本經費檢核系統填寫新雇用人員基本資料,系統將至整合全校人員的資料庫中進行比對,若未出現檢核衝突即可申請審核,並由各經費負責之人事單位進行審核確認後方可雇用。
如何進入系統
本系統已整合台大單一帳號認證的登入服務,只要是本校教職員,即可使用於台大計算機及資料網路中心申請之Email帳號登入,無需另行申請帳號密碼。
進入myNTU首頁(https://my.ntu.edu.tw)後,於左上方搜尋欄位鍵入“短期“即可搜尋到本系統連結,或於左邊各區分類中找到「帳務財物」,其圖示右方亦有本系統連結。
需注意的是,若填報學務處之「研究生獎勵金」,請使用「(研究生獎勵金)短期人員經費管理系統-申請」,否則將視同未完成登錄!
圖一 進入「短期人員經費管理系統-申請」之路徑
申請檢核
於系統上方功能表列選擇「檢核申請」,第一步需填寫經費代碼,依承辦單位所屬校區查詢可用之經費,如使用A、B、C、E、H類之計畫管理費,請確實勾選「管理費」欄位,避免無法繼續申請步驟。
圖二 「檢核申請」第一步 - 填寫經費代碼
接下來依畫面所示欄位,依序填入雇用之人員資料,若系統中已有該人員申請記錄,則於輸入人員身分證號後,系統即會自動代入姓名、身分、學號等資料,以便承辦人員快速新增。
圖三 「檢核申請」第二步 - 人員資料登錄
登錄完畢,按下「列出檢核結果」按鈕,系統即會以檢核邏輯加以判斷,並於畫面顯示檢核結果,若顯示「資料檢核成功」,請按下「送出」按鈕,此申請件即變更為待審狀態。
若檢核結果為經費衝突,此時會無法送審,可參考經費衝突內容說明,或至「經費檢核原則」頁面,及其最下方提供之「詳細系統邏輯」參考附件了解原因來排除衝突狀況,或不雇用此人員,衝突狀況排除後,可至「暫存件」修改登錄之資料,再次申請檢核。
圖四 「檢核申請」第三步 - 顯示檢核結果後「送出審核」或「排除衝突」
單位大批雇用人員時,於功能表列之「上傳EXCEL」,亦提供批次上傳服務,請於資料上傳成功後至「暫存件」查詢,並於列表中勾選需送審之記錄「送出審核」,方可完成批次申請檢核流程。
為因應勞雇型兼任助理,應依勞保條例等相關規定為其辦理加保,本系統於申請送出審核後,提供連結串連至「勞健保加保申請系統」,並自動代入人員加保基本資料,協助承辦人快速處理後續加保作業。
申請記錄查詢
申請人可在「申請記錄查詢」功能中,查詢所有同一「登入帳號」所建立之申請案件。於新增人員聘雇資料後,該筆資料為「暫存件」,於送出檢核申請後即為「待審件」,當審核單位確認後可於「審核通過」、「審核退件」找到該筆資料。
當案件狀態為「待審」或「審核通過」時,雇人單位還是可以再「撤回申請」;若是已「審核通過」案件申請撤回,務必確實請負責審核之單位再次審核確認撤回,此筆聘雇記錄才算真正完成撤回作業!
圖五 「申請記錄查詢」
結語
各單位於自行辦理雇用兼任助理、工讀生、臨時工等人員時,請務必於本系統建立資料檢核經費是否造成衝突,以防後續發生無法發薪的情況!