E化推行多年,大部分重要的系統皆已E化,不過各單位還是有部分表單需要下載電子檔填寫後繳交。有些單位直接透過Google表單收集資料,但因為沒有經過使用者身分認證,且資料保留在校外有資安疑慮,也不適合正式表單使用。這些問題在臺大電子表單平台上線後皆能解決。
在臺大電子表單平台建置表單很簡單,只要透過原有表單的Word電子檔,加上適當的註記,即可自動轉換成線上表單。透過平台整合臺大單一簽入系統,使用者通過計中帳號認證後才可使用表單。所有填寫的資料皆會保存在計資中心的資料庫內,安全有保障。更重要的一點,平台提供線上簽核的機制,可透過帳號登入來簽核表單。校內常用表單如果不是法令限定只能以紙本核章,皆可轉移至平台的簽核流程上。平台可線上設定簽核流程,像一般公文的簽核、順會、並會都能設定。第一階段已先在計資中心內部使用,將逐步推廣到全校使用。
計資中心也在教職員線上學習平台,設置了電子表單的使用及設計課程。如果您的單位有電子表單E化的需求,可以跟計資中心陳先生聯絡,校內分機65035。