由於Covid19疫情日益嚴峻,配合學校及行政團隊調整申辦指引,建置減免電子表單申請系統,提供第一階段申請使用。以往都是紙本申請,因應疫情改為線上填單申請,完成申辦後寄出相關繳交證明文件即完成減免申辦。線上申辦可避免接觸,維持社交距離,保護學生及承辦人安全。電子表單由承辦人制定需要欄位,計中設計及建置,學生端可以列印Word格式,管理審核可以批次匯出Excel。已於2021年6月上線。電子表單簡述功能如下:
- 登入:同「臺灣大學入口myNTU」(https://my.ntu.edu.tw/),採用單一簽入登入方式。
- 申請:表單分五個區塊「學生的基本資料」由學籍檔子動帶入,「減免類別」為自選,「減免繳交文件」根據下拉的減免類別自動產生繳交文件清單,「學生切結書」為法律聲明,最後「承辦人回覆」則為審核結果,同學可隨時登入查詢,檢視審核進度。(圖一)
圖一、申請表單
- 印表:申請表單送出後,可點選印表印出Word文件。
- 承辦人審核:審核狀態分為「審核中」、「初審通過」、「不通過」、「缺漏件不受理」。承辦人審核狀態也顯示在學生申請表單,只能檢視不能修改。(圖二)
圖二、承辦人審核狀態
以往使用紙本申請除了審核速度會較慢外,系統也並無申請紀錄,學生要電話詢問或被動的等承辦人通知才能知道結果;透過電子表單申請,讓同學能快速的申辦,免去填紙本的麻煩,也能同步查詢申請進度,增進承辦人的審核效率。